Das Stadtarchiv Wiesbaden ist eine Abteilung des Kulturamtes und dem Dezernat III – Dezernat für Finanzen, Schule und Kultur nachgeordnet. Es erfüllt seine Aufgaben zurzeit mit elf Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, einem Azubi sowie Unterstützungs- und Projektkräften.

Organisatorisch gliedert sich die Abteilung "Stadtarchiv" in die Abteilungsleitung mit dem Geschäftszimmer und drei Sachgebiete. Das Sachgebiet „Akten, Amtsbücher, Digitale Unterlagen“ ist für die Bewertung, Übernahme, den Erhalt und die Benutzung der papiergebundenen und elektronischen Unterlagen des Stadtarchivs zuständig. Auch die Betreuung der Dienstbibliothek sind in diesem Sachgebiet angesiedelt.

Das Sachgebiet „Fotos, Pläne, Sonderbestände“ betreut Erwerb, Erschließung und Vorlage der Bestandsgruppe Sonderbestände (Fotos, Filme, Luftbilder, Pläne, Karten, Stiche, Postkarten) im Bereich aller archivischen Fachaufgaben. Hierzu gehört insbesondere auch der Bestandserhalt, Digitalisierungsprozesse und Fragen des Urheberrechts.

Das Sachgebiet „Gedenkstätten, Stadtgeschichte“ verwaltet die Gedenkstätten und Erinnerungsorte der Landeshauptstadt Wiesbaden und organisiert die historische Bildungsarbeit des Stadtarchivs, unter anderem für Schulen. Es hat zudem die fachliche Federführung bei der jährlichen Veranstaltungsreihe zum 27. Januar, dem Tag des Gedenkens an die Opfer des Nationalsozialismus. Zudem bearbeitet das Sachgebiet zahlreiche Anfragen und Aufträge mit stadthistorischem Bezug aus anderen Abteilungen, Ämtern, Dezernaten sowie den städtischen politischen Gremien, unter anderem ist es für Stellungnahmen zu städtischen Ehrungen und Gedenkformaten zuständig.