Akty zgonu, urodzenia, małżeństwa i związku partnerskiego lub poświadczone odpisy z ksiąg stanu cywilnego wydawane są w lokalnych urzędach posiadających urząd stanu cywilnego (a także w urzędzie stanu cywilnego w Wiesbaden). Można je zamówić pocztą elektroniczną lub osobiście.

Zaświadczenia zawierają dane osobowe, które podlegają ochronie. Tylko upoważnione osoby mogą zamawiać certyfikaty. Upoważnione osoby to te, które same są wymienione w zaświadczeniu lub które są spokrewnione w linii prostej (rodzice, dziadkowie, dzieci, wnuki) z osobą wymienioną w zaświadczeniu.

Inne osoby mogą również zamawiać akty, jeśli mogą wiarygodnie wykazać interes prawny (np. za pomocą pisma z sądu spadkowego).