В мероприятии было задействовано множество различных специалистов: различные поставщики технических услуг, наш заказчик, несколько агентств, кейтеринг, мы со стороны компании, а также различные инстанции, которые должны были утвердить концепцию безопасности.

Такое случается не каждый день и требует особой концентрации при сотрудничестве. Общее управление проектом осуществляло агентство. Мы в RMCC взяли на себя, помимо прочего, организацию работы на погрузочной площадке, чтобы монтаж и демонтаж проходили гладко.

Фестиваль будущего был адресован различным целевым группам. Там, где в других случаях доступ имеет только закрытая аудитория, мероприятие было адресовано не только сотрудникам R+V , но и широкой публике, которая смогла посетить Фестиваль будущего.

Сложности возникли из-за разнообразия программы и вариантов рассадки гостей. Например, Северный зал, где проходила основная программа Фестиваля будущего, был полностью переоборудован всего за 3 часа для проведения последующего заключительного мероприятия для сотрудников. Перед закрытием мероприятия была проведена проверка безопасности с участием различных инстанций, таких как пожарная охрана и служба охраны общественного порядка, чтобы очистить помещения.

На подготовку мероприятия у нас было в общей сложности 4 дня, и в промежутках нам приходилось переоборудовать различные помещения. Например, зал South, где располагался кейтеринг команды, через 4 дня был переоборудован в зону для вечеринок по случаю закрытия мероприятия. Для этого была использована мебель, которая ранее использовалась для мероприятия открытия в Террасном зале. Это позволило добиться синергетического эффекта и использовать уже бывшую в употреблении мебель несколько раз.

В Северном зале прошли четыре параллельных цикла лекций. Всего было 7 сцен. Проведение одновременных лекций стало возможным благодаря тому, что слушатели и докладчики разных лекционных серий надели наушники. Это позволило избежать громкого фонового шума и гула голосов, аудитория могла сосредоточиться на соответствующих презентациях, а зал оставался открытым и не был отгорожен стенами.

В Северном зале на входе были установлены воздушные шлюзы и освещенные коридоры, а также информационные стенды о проекте. Кроме того, здесь были установлены "Крошечные домики", которые до этого в течение 8 месяцев путешествовали по Германии и посещали людей, "формирующих будущее". В "крошечных домиках" были представлены соответствующие выставки.

Таким образом, пространство Северного зала было использовано наилучшим образом.