En el evento participaron muchos gremios diferentes: varios proveedores de servicios técnicos, nuestro cliente, varias agencias, el catering, nosotros por parte de la empresa y también varias autoridades para aprobar el concepto de seguridad.

Esto no ocurre todos los días y exigió una especial concentración en la colaboración. La gestión global del proyecto corrió a cargo de una agencia. En la RMCC nos encargamos, entre otras cosas, de toda la organización en el patio de carga, para que el montaje y el desmontaje transcurrieran sin contratiempos.

El Festival del Futuro se dirigió a diversos grupos destinatarios. Donde de otro modo sólo tendría acceso un público cerrado, el acto se dirigió no sólo a los empleados de R+V , sino también al público en general, que pudo visitar el Festival del Futuro.

La diversidad del programa y las opciones de asiento resultantes plantearon algunos retos. Por ejemplo, la Sala Norte, donde se celebró el programa principal del Festival del Futuro, se transformó por completo en sólo 3 horas para el posterior acto de clausura para los empleados. Antes del acto de clausura, se llevó a cabo una inspección de seguridad con diversas autoridades, como los bomberos y la oficina de orden público, para despejar las salas.

Tuvimos un total de 4 días para preparar el acto y también tuvimos que acondicionar varias salas entre medias. Por ejemplo, la Sala Sur, donde se encontraba el catering del personal, se convirtió en una zona de fiestas para el acto de clausura al cabo de 4 días. Para ello se utilizó el mobiliario que se había utilizado previamente para el acto inaugural en el Terrace Hall. Esto permitió crear sinergias y reutilizar varias veces el mobiliario ya utilizado.

En la Sala Norte se celebraron cuatro ciclos de conferencias paralelas. En total había 7 escenarios. Para que las conferencias fueran simultáneas, el público y los ponentes llevaban auriculares. Así se evitaba el ruido de fondo y el murmullo de voces, el público podía concentrarse en las ponencias y la sala seguía siendo abierta y no estaba dividida por paredes.

En el vestíbulo norte se instalaron esclusas y pasillos iluminados en la zona de entrada, con paneles informativos sobre el proyecto. Además, aquí se instalaron las Tiny Houses, que previamente habían recorrido Alemania durante 8 meses y visitado a personas que están "dando forma al futuro". En las Tiny Houses se presentaron las exposiciones correspondientes.

Así se aprovechó al máximo el espacio del pabellón Norte.