Multe meserii diferite au fost implicate în eveniment: diverși furnizori de servicii tehnice, clientul nostru, mai multe agenții, catering, noi din partea companiei și, de asemenea, diverse autorități pentru a aproba conceptul de securitate.

Acest lucru nu se întâmplă în fiecare zi și a necesitat o concentrare deosebită în colaborare. Managementul general al proiectului a fost realizat de o agenție. Noi, cei de la RMCC, ne-am ocupat, printre altele, de întreaga organizare a șantierului de încărcare, astfel încât montarea și demontarea să se poată desfășura fără probleme.

Festivalul Viitorului s-a adresat diferitelor grupuri țintă. Acolo unde, altfel, doar un public restrâns are acces, evenimentul s-a adresat nu doar angajaților R+V , ci și publicului larg, care a putut vizita Future Festival.

Provocările au apărut din cauza diversității programului și a opțiunilor de locuri rezultate. De exemplu, Sala de Nord, unde a avut loc programul principal al Future Festival, a fost complet transformată în doar 3 ore pentru evenimentul ulterior de închidere pentru angajați. Înainte de evenimentul de închidere, a fost efectuată o inspecție de siguranță cu diverse autorități, cum ar fi pompierii și biroul de ordine publică, pentru a elibera sălile.

Am avut la dispoziție un total de 4 zile pentru a pregăti evenimentul și, de asemenea, a trebuit să transformăm diverse săli între timp. De exemplu, după 4 zile, Sala Sud, unde se afla cateringul echipajului, a fost transformată într-o zonă de petrecere pentru evenimentul de închidere. Mobilierul care fusese folosit anterior pentru evenimentul de deschidere în Sala Terasă a fost folosit pentru acest lucru. Acest lucru a însemnat că au putut fi create sinergii și că mobilierul care fusese deja folosit a putut fi reutilizat de mai multe ori.

Patru serii de prelegeri paralele au avut loc în Sala de Nord. În total au existat 7 scene. A fost posibil să se țină prelegeri simultane prin purtarea de căști de către public și vorbitori în cadrul diferitelor serii de prelegeri. Acest lucru a permis evitarea zgomotului de fond puternic și a amestecului de voci, publicul s-a putut concentra asupra prezentărilor respective, iar sala a rămas deschisă și nu a fost compartimentată cu pereți.

În Sala de Nord, în zona de intrare au fost instalate sasuri și coridoare iluminate, cu panouri informative despre proiect. În plus, aici au fost instalate Tiny Houses, care au călătorit anterior prin Germania timp de 8 luni și au vizitat oameni care "modelează viitorul". Expozițiile corespunzătoare au fost prezentate în casele minuscule.

Spațiul din Sala Nord a fost astfel utilizat în cel mai bun mod posibil.