W wydarzenie zaangażowanych było wiele różnych branż: różni dostawcy usług technicznych, nasz klient, kilka agencji, catering, my ze strony firmy, a także różne organy zatwierdzające koncepcję bezpieczeństwa.

Nie jest to codzienne zdarzenie i wymagało szczególnej koncentracji we współpracy. Ogólnym zarządzaniem projektem zajmowała się agencja. My w RMCC zajęliśmy się między innymi całą organizacją na placu załadunkowym, aby montaż i demontaż przebiegały sprawnie.

Future Festival skierowany był do różnych grup docelowych. Tam, gdzie w przeciwnym razie dostęp ma tylko zamknięta publiczność, wydarzenie było skierowane nie tylko do pracowników R+V, ale także do ogółu społeczeństwa, które mogło odwiedzić Future Festival.

Wyzwania pojawiły się ze względu na różnorodność programu i wynikające z tego opcje miejsc siedzących. Na przykład North Hall, gdzie odbywał się główny program Future Festival, został całkowicie przebudowany w ciągu zaledwie 3 godzin na potrzeby późniejszej imprezy zamykającej dla pracowników. Przed wydarzeniem zamykającym przeprowadzono kontrolę bezpieczeństwa z udziałem różnych organów, takich jak straż pożarna i urząd porządku publicznego, w celu oczyszczenia pomieszczeń.

Mieliśmy w sumie 4 dni na zorganizowanie wydarzenia, a w międzyczasie musieliśmy również przekształcić różne pomieszczenia. Na przykład Hala Południowa, w której znajdował się catering załogi, po 4 dniach została przekształcona w strefę imprezową na zakończenie imprezy. W tym celu wykorzystano meble, które wcześniej były używane podczas imprezy otwarcia w Terrace Hall. Oznaczało to, że można było stworzyć synergię, a meble, które były już używane, można było ponownie wykorzystać kilka razy.

Cztery równoległe serie wykładów odbyły się w Sali Północnej. Łącznie było 7 scen. Jednoczesne prowadzenie wykładów było możliwe dzięki temu, że słuchacze i prelegenci poszczególnych serii wykładów mieli założone słuchawki. Pozwoliło to uniknąć głośnego hałasu w tle i bełkotu głosów, publiczność mogła skoncentrować się na poszczególnych prezentacjach, a sala była nadal przyjemnie otwarta i nie podzielona ścianami.

W holu północnym zainstalowano śluzy powietrzne i oświetlone korytarze w strefie wejściowej, wraz z tablicami informacyjnymi o projekcie. Ponadto ustawiono tu Tiny Houses, które wcześniej przez 8 miesięcy podróżowały po Niemczech i odwiedzały ludzi, którzy "kształtują przyszłość". Odpowiednie wystawy były prezentowane w Tiny Houses.

W ten sposób przestrzeń w Hali Północnej została wykorzystana w najlepszy możliwy sposób.