De nombreux corps de métier différents ont participé à l'événement : différents prestataires techniques, notre client, plusieurs agences, le traiteur, nous-mêmes du côté de la maison, et également différents services pour l'approbation du concept de sécurité.

Ce n'est pas si courant et cela a nécessité une concentration particulière dans la collaboration. La direction générale du projet a été prise en charge par une agence. Du côté du RMCC, nous nous sommes notamment occupés de toute l'organisation dans la cour de chargement, afin que le montage et le démontage puissent se dérouler sans problème.

Le festival du futur a permis de s'adresser à différents groupes cibles. Là où d'habitude seul un public fermé y a accès, la manifestation s'est adressée non seulement aux collaborateurs de R+V mais aussi au grand public qui a pu assister au Festival du Futur.

La diversité des programmes et les variations de sièges qui en résultent ont constitué des défis. Par exemple, le hall nord, dans lequel se déroulait le programme principal du Festival du futur, a été entièrement réaménagé en l'espace de trois heures seulement pour la manifestation de clôture des employés qui a suivi. Avant la manifestation de clôture, une visite de sécurité a encore eu lieu avec différents services, comme les pompiers et le service d'ordre, afin de libérer les locaux.

Au total, nous avons eu quatre jours pour la mise en place et nous avons en outre dû réaménager différents locaux entre-temps. Par exemple, le hall sud, dans lequel se trouvait le catering de l'équipe, a été transformé après 4 jours en espace de fête pour la manifestation de clôture. Pour cela, on a utilisé le mobilier qui avait été utilisé auparavant pour la manifestation d'ouverture dans la Terrassensaal. Cela a permis de créer des synergies et d'utiliser plusieurs fois le mobilier déjà utilisé.

Quatre séries de conférences parallèles ont eu lieu sur l'espace du hall nord. Au total, il y avait sept scènes. La tenue de conférences simultanées a été possible grâce au port d 'écouteurs par les auditeurs et les conférenciers des différentes séries de conférences. Cela a permis d'éviter les bruits de fond et les éclats de voix, les auditeurs ont pu se concentrer sur les conférences respectives et le hall était toujours bien ouvert et non délimité par des murs.

Dans le hall nord, des sas et des couloirs éclairés ont été installés à l'entrée, avec des panneaux d'information sur le projet. De plus, des Tiny Houses ont été installées ici ; elles avaient auparavant parcouru l'Allemagne pendant 8 mois et rendu visite à des personnes qui "façonnent l'avenir". Des expositions correspondantes ont été présentées dans les Tiny Houses.

L'espace du hall nord a ainsi été utilisé au mieux.