L'evento ha coinvolto molti mestieri diversi: vari fornitori di servizi tecnici, il nostro cliente, diverse agenzie, il catering, noi da parte dell'azienda e anche varie autorità per approvare il concetto di sicurezza.

Non è una cosa da tutti i giorni e ha richiesto una particolare concentrazione nella collaborazione. La gestione complessiva del progetto è stata affidata a un'agenzia. Noi di RMCC ci siamo occupati, tra l'altro, dell'intera organizzazione del piazzale di carico, in modo che l'allestimento e lo smontaggio potessero svolgersi senza problemi.

Il Future Festival si è rivolto a diversi gruppi target. Laddove altrimenti solo un pubblico ristretto avrebbe avuto accesso, l'evento si è rivolto non solo ai dipendenti di R+V ma anche al pubblico in generale, che ha potuto visitare il Future Festival.

Le sfide sono sorte a causa della diversità del programma e delle conseguenti opzioni di posti a sedere. Ad esempio, la Sala Nord, dove si è svolto il programma principale del Future Festival, è stata completamente trasformata in sole 3 ore per il successivo evento di chiusura per i dipendenti. Prima dell'evento di chiusura, è stata effettuata un'ispezione di sicurezza con diverse autorità, come i vigili del fuoco e l'ufficio per l'ordine pubblico, per liberare le sale.

Abbiamo avuto un totale di 4 giorni per allestire l'evento e abbiamo anche dovuto convertire diverse sale nel frattempo. Ad esempio, la Sala Sud, dove si trovava il catering dell'equipaggio, dopo 4 giorni è stata trasformata in un'area feste per l'evento di chiusura. A questo scopo sono stati utilizzati gli arredi che erano stati usati in precedenza per l'evento di apertura nella Terrace Hall. In questo modo è stato possibile creare sinergie e riutilizzare più volte gli arredi già utilizzati.

Quattro serie di conferenze parallele si sono svolte nell'Aula Nord. In totale c'erano 7 palchi. È stato possibile tenere conferenze simultanee facendo indossare al pubblico e ai relatori delle varie serie di conferenze delle cuffie. In questo modo si evitava un forte rumore di fondo e un brusio di voci, il pubblico era in grado di concentrarsi sulle rispettive presentazioni e la sala era ancora ben aperta, senza pareti divisorie.

Nell'area d'ingresso della North Hall sono state installate porte d'aria e corridoi illuminati, con pannelli informativi sul progetto. Inoltre, qui sono state allestite le Tiny Houses, che in precedenza hanno viaggiato per 8 mesi attraverso la Germania e hanno visitato le persone che stanno "plasmando il futuro". Nelle Tiny Houses sono state allestite mostre corrispondenti.

Lo spazio del padiglione Nord è stato quindi sfruttato al meglio.