Zgodnie z § 3 ust. 2 statutu archiwum stolicy kraju związkowego Wiesbaden i.V.m. Zgodnie z §§ 1, 2 i 8 heskiej ustawy o archiwach, wydziały, urzędy i przedsiębiorstwa komunalne są zobowiązane do niezwłocznego segregowania wszystkich dokumentów, które nie są już potrzebne do realizacji ich bieżących zadań i przekazania ich do Archiwum Miejskiego w celu przyjęcia. Dokumenty, które mają być przechowywane na stałe, muszą zostać przekazane do Archiwum Miejskiego nie później niż 30 lat po ich wytworzeniu, chyba że inne przepisy prawne przewidują dłuższy okres przechowywania przez organy przekazujące. Samowolne niszczenie dokumentów bez zezwolenia Archiwum Miejskiego jest niedozwolone.

Osoby prawne prawa publicznego i stowarzyszenia podlegające nadzorowi stolicy kraju związkowego Wiesbaden są również zobowiązane do oferowania dokumentów zgodnie z § 4 statutu archiwum stolicy kraju związkowego Wiesbaden.

Archiwum Miejskie w Wiesbaden chętnie doradzi władzom miejskim w zakresie sortowania i przetargów na ich materiały archiwalne. W miarę możliwości prosimy o kontakt z naszą organizacją na adres stadtarchivwiesbadende na około miesiąc przed planowanym wydzieleniem. Pracownik odpowiedzialny za dany obszar skontaktuje się z Państwem niezwłocznie. Prosimy również o zapoznanie się z poniższą ulotką na temat procesu segregacji.

Oprócz oficjalnych materiałów archiwalnych, archiwum miejskie uzupełnia swoje zbiory o inne dokumenty, które nadają się do dokumentowania historii stolicy kraju związkowego Wiesbaden, krajobrazu miasta, zmian i wydarzeń, a także pracy ludzi w mieście. Dokumenty są zawsze brane pod uwagę przy przekazywaniu do archiwum miejskiego, jeśli mają silny związek z przeszłością lub teraźniejszością Wiesbaden i spełniają pewne unikalne cechy. Dokumenty poszczególnych osób (tzw. spuścizny przed- lub pośmiertne) są tak samo istotne, jak materiały pisemne klubów, stowarzyszeń, partii i firm, pod warunkiem, że są lub były aktywne w Wiesbaden, niezależnie od rodzaju działalności.

Pod względem tematycznym granice wartości archiwalnej są bardzo szerokie. Dokumenty nie muszą zatem pochodzić wyłącznie od znanych osobistości, być przypisane do określonych "ważnych" tematów lub mieć "historyczny" wiek. To samo dotyczy klubów, stowarzyszeń, partii lub firm, które nie muszą mieć określonej minimalnej wielkości itp.

Wartość archiwalna dokumentacji jest zazwyczaj oceniana przez pracowników archiwum miejskiego podczas wizyty na miejscu. Nie zawsze przejmuje się całą kolekcję dokumentów, ale często dokonuje się jedynie selekcji niektórych dokumentów. Przejęcie następuje po szczegółowych konsultacjach z archiwistami Archiwum Miejskiego i po zawarciu umowy, zwykle w formie darowizny. Są one następnie wykorzystywane zgodnie z przepisami heskiej ustawy archiwalnej i statutu archiwum miasta Wiesbaden. Zapewnia to ochronę wszelkich praw osobistych lub praw autorskich. W wyjątkowych przypadkach dokumenty mogą być również przekazywane w formie depozytu.

Jeśli posiadają Państwo dokumenty (akty notarialne, akta urzędowe, akta, dokumenty, publikacje urzędowe, indeksy kart, mapy, plany, plakaty, pieczęcie, pieczątki, zdjęcia, nagrania filmowe i dźwiękowe oraz nagrania cyfrowe), które chcieliby Państwo przekazać do Archiwum Miejskiego, prosimy o kontakt, najlepiej drogą mailową na adres stadtarchivwiesbadende

Archiwum Miejskie w Wiesbaden nabywa materiały archiwalne do swoich zbiorów tylko w wyjątkowych przypadkach. Decyzja o ewentualnym zakupie podejmowana jest w oparciu o aspekty historycznego znaczenia dla miasta Wiesbaden oraz w warunkach ekonomicznego i zrównoważonego zarządzania budżetem. Prosimy o powstrzymanie się od przesyłania niezamówionych dokumentów, które są oferowane do zakupu.