Σύμφωνα με το άρθρο 3 παράγραφος 2 του καταστατικού αρχείου της κρατικής πρωτεύουσας Wiesbaden i.V.m. §§ §§ 1, 2 και 8 του νόμου περί Αρχείων της Έσσης, οι υπηρεσίες, τα γραφεία και οι δημοτικές επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαχωρίσουν αμέσως όλα τα έγγραφα που δεν είναι πλέον απαραίτητα για την εκπλήρωση των τρεχουσών καθηκόντων τους και να τα προσφέρουν στο Δημοτικό Αρχείο προς παραλαβή. Τα έγγραφα που πρόκειται να διατηρηθούν μόνιμα πρέπει να προσφέρονται στο Δημοτικό Αρχείο το αργότερο 30 έτη μετά τη δημιουργία τους, εκτός εάν άλλες νομικές διατάξεις προβλέπουν μεγαλύτερο χρονικό διάστημα αποθήκευσης από τις υποβάλλοντες αρχές. Δεν επιτρέπεται η αυθαίρετη καταστροφή εγγράφων χωρίς άδεια καταστροφής από το Δημοτικό Αρχείο.

Τα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου και οι ενώσεις που υπάγονται στην εποπτεία της Κρατικής Πρωτεύουσας του Βισμπάντεν υποχρεούνται επίσης να προσφέρουν έγγραφα σύμφωνα με το άρθρο 4 του καταστατικού αρχείου της Κρατικής Πρωτεύουσας του Βισμπάντεν.

Το Αρχείο της πόλης του Βισμπάντεν θα χαρεί να συμβουλεύσει τις δημοτικές αρχές σχετικά με την ταξινόμηση και την προσφορά του αρχειακού τους υλικού. Εάν είναι δυνατόν, παρακαλούμε επικοινωνήστε με το γραμματοκιβώτιο του οργανισμού μας stadtarchivwiesbadende περίπου ένα μήνα πριν από τον προγραμματισμένο διαχωρισμό. Ο αρμόδιος για την περιοχή σας συνάδελφος θα επικοινωνήσει αμέσως μαζί σας. Ανατρέξτε επίσης στο ενημερωτικό φυλλάδιο σχετικά με τη διαδικασία διαχωρισμού που ακολουθεί.

Εκτός από το επίσημο αρχειακό υλικό, το αρχείο της πόλης συμπληρώνει τις συλλογές του με άλλα έγγραφα που είναι κατάλληλα για την τεκμηρίωση της ιστορίας της κρατικής πρωτεύουσας του Βισμπάντεν, του αστικού τοπίου, των αλλαγών και των γεγονότων, καθώς και του έργου των ανθρώπων στην πόλη. Έγγραφα εξετάζονται πάντα για μεταφορά στο αρχείο της πόλης εάν έχουν ισχυρή σχέση με το παρελθόν ή το παρόν του Βισμπάντεν και πληρούν ορισμένα μοναδικά χαρακτηριστικά. Έγγραφα μεμονωμένων προσώπων (τα λεγόμενα προ- ή μεταθανάτια κληροδοτήματα) είναι εξίσου σημαντικά με το γραπτό υλικό συλλόγων, ενώσεων, κομμάτων και εταιρειών, υπό την προϋπόθεση ότι δραστηριοποιούνται ή δραστηριοποιήθηκαν στο Βισμπάντεν, ανεξάρτητα από το είδος της δραστηριότητάς τους.

Θεματικά, τα όρια της αρχειακής αξίας είναι πολύ ευρύτατα. Συνεπώς, τα έγγραφα δεν είναι απαραίτητο να προέρχονται αποκλειστικά από διάσημες προσωπικότητες, να αντιστοιχούν σε ορισμένα "σημαντικά" θέματα ή να έχουν "ιστορική" ηλικία. Το ίδιο ισχύει και για τους συλλόγους, τις ενώσεις, τα κόμματα ή τις εταιρείες, τα οποία δεν χρειάζεται να έχουν ένα ορισμένο ελάχιστο μέγεθος κ.λπ.

Η αρχειακή αξία των αρχείων εκτιμάται συνήθως από το προσωπικό του δημοτικού αρχείου κατά τη διάρκεια μιας επιτόπιας επίσκεψης. Δεν αναλαμβάνεται πάντοτε ολόκληρη η συλλογή εγγράφων, αλλά συχνά γίνεται μόνο μια επιλογή ορισμένων εγγράφων. Η απόκτηση πραγματοποιείται μετά από λεπτομερή διαβούλευση με τους αρχειονόμους του Δημοτικού Αρχείου και μετά τη σύναψη σύμβασης, συνήθως με τη μορφή δωρεάς. Στη συνέχεια, η χρήση τους γίνεται σύμφωνα με τις διατάξεις του νόμου περί αρχείων της Έσσης και του καταστατικού αρχείου της πόλης του Βισμπάντεν. Με τον τρόπο αυτό διασφαλίζεται ότι τυχόν προσωπικά δικαιώματα ή πνευματικά δικαιώματα παραμένουν προστατευμένα. Σε εξαιρετικές περιπτώσεις, τα έγγραφα μπορούν επίσης να παραδοθούν με τη μορφή κατάθεσης.

Εάν έχετε έγγραφα (πράξεις, επίσημα αρχεία, φακέλους, έγγραφα, επίσημες εκδόσεις, καρτέλες, χάρτες, σχέδια, αφίσες, σφραγίδες, σφραγίδες, σφραγίδες, εικόνες, κινηματογραφικές και ηχητικές εγγραφές καθώς και ψηφιακές εγγραφές) που θα θέλατε να προσφέρετε στο Αρχείο της πόλης, παρακαλούμε επικοινωνήστε μαζί μας, κατά προτίμηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη διεύθυνση stadtarchivwiesbadende

Το Δημοτικό Αρχείο του Βισμπάντεν αγοράζει αρχειακό υλικό για τις συλλογές του μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις. Η απόφαση σχετικά με μια πιθανή αγορά λαμβάνεται υπό το πρίσμα της ιστορικής σημασίας για την πόλη του Βισμπάντεν και υπό τους όρους της οικονομικής και βιώσιμης διαχείρισης του προϋπολογισμού. Παρακαλούμε να μην αποστέλλετε ανεπιθύμητα έγγραφα που προσφέρονται προς αγορά.