Ai sensi del § 3 comma 2 dello statuto dell'archivio della capitale del Land Wiesbaden i.V.m. §§ 1, 2 e 8 della legge sugli archivi dell'Assia, i dipartimenti, gli uffici e le aziende municipali sono obbligati a separare immediatamente tutti i documenti che non sono più necessari per l'adempimento dei loro compiti correnti e a offrirli all'Archivio comunale per l'accettazione. I documenti che devono essere conservati in modo permanente devono essere offerti all'Archivio comunale entro 30 anni dalla loro creazione, a meno che altre disposizioni di legge non prevedano un periodo di conservazione più lungo da parte delle autorità che li presentano. Non è consentita la distruzione non autorizzata di documenti senza il permesso di distruzione dell'Archivio Comunale.

Anche le persone giuridiche di diritto pubblico e le associazioni sottoposte alla vigilanza della Capitale di Wiesbaden sono tenute a offrire i documenti ai sensi del § 4 dello statuto dell'archivio della Capitale di Wiesbaden.

L'Archivio della città di Wiesbaden sarà lieto di consigliare le autorità comunali in merito alla selezione e all'offerta del loro materiale archivistico. Se possibile, si prega di contattare la nostra mailbox stadtarchivwiesbadende circa un mese prima della separazione prevista. Il collega responsabile della vostra zona vi contatterà immediatamente. Si prega di consultare anche la dispensa sul processo di separazione riportata di seguito.

Oltre al materiale archivistico ufficiale, l'archivio della città integra il suo patrimonio con altri documenti adatti a documentare la storia della capitale dello Stato di Wiesbaden, il paesaggio urbano, i cambiamenti e gli eventi e il lavoro delle persone nella città. I documenti vengono sempre presi in considerazione per il trasferimento all'archivio della città se hanno un forte legame con il passato o il presente di Wiesbaden e soddisfano determinate caratteristiche uniche. I documenti di singole persone (i cosiddetti lasciti pre o postumi) sono altrettanto rilevanti quanto il materiale scritto di club, associazioni, partiti e aziende, purché siano o siano stati attivi a Wiesbaden, indipendentemente dal tipo di attività.

Dal punto di vista tematico, i limiti del valore archivistico sono molto ampi. I documenti quindi non devono necessariamente provenire esclusivamente da personaggi famosi, essere assegnati a determinati argomenti "importanti" o avere un'età "storica". Lo stesso vale per i club, le associazioni, i partiti o le aziende, che non devono avere una certa dimensione minima, ecc.

Il valore archivistico dei documenti viene solitamente valutato dal personale dell'archivio comunale durante una visita in loco. Non sempre viene acquisita l'intera collezione di documenti, ma spesso viene effettuata solo una selezione di alcuni documenti. L'acquisizione avviene dopo una dettagliata consultazione con gli archivisti dell'archivio comunale e dopo la stipula di un contratto, solitamente sotto forma di donazione. I documenti vengono poi utilizzati in conformità alle disposizioni della legge sugli archivi dell'Assia e dello statuto dell'archivio della città di Wiesbaden. In questo modo si garantisce la tutela di eventuali diritti personali o di copyright. In casi eccezionali, i documenti possono essere consegnati anche sotto forma di deposito.

Se disponete di documenti (atti, registri ufficiali, fascicoli, documenti, pubblicazioni ufficiali, schedari, mappe, piani, manifesti, sigilli, francobolli, immagini, filmati e registrazioni sonore nonché registrazioni digitali) che desiderate offrire all'Archivio della Città, vi preghiamo di contattarci, preferibilmente via e-mail all'indirizzo stadtarchivwiesbadende

L'Archivio della città di Wiesbaden acquista materiale archivistico per il proprio patrimonio solo in casi eccezionali. La decisione su un eventuale acquisto viene presa in base alla rilevanza storica per la città di Wiesbaden e alle condizioni di una gestione economica e sostenibile del bilancio. Si prega di non inviare documenti non richiesti che vengono offerti per l'acquisto.