Съгласно § 3, ал. 2 от архивния устав на столицата на провинция Висбаден i.V.m. §§ 1, 2 и 8 от Закона за архивите на Хесен, отделите, службите и общинските предприятия са длъжни незабавно да отделят всички документи, които вече не са необходими за изпълнението на текущите им задачи, и да ги предложат за приемане в градския архив. Документите, които трябва да се съхраняват постоянно, трябва да бъдат предложени на Градския архив не по-късно от 30 години след създаването им, освен ако други законови разпоредби не предвиждат по-дълъг срок на съхранение от страна на представящите ги органи. Не се разрешава неразрешено унищожаване на документи без разрешение за унищожаване от Градския архив.

Юридическите лица от публичното право и сдруженията, които подлежат на контрол от страна на столицата на Висбаден, също са задължени да предлагат документи в съответствие с § 4 от Устава на архива на столицата на Висбаден.

Градският архив на Висбаден с удоволствие ще консултира общинските власти относно сортирането и оферирането на техните архивни материали. Ако е възможно, моля, свържете се с пощенската кутия на нашата организация stadtarchivwiesbadende приблизително един месец преди планираното отделяне. Колегата, отговарящ за вашия район, ще се свърже с вас незабавно. Моля, запознайте се също така с брошурата за процеса на сепариране по-долу.

В допълнение към официалните архивни материали градският архив допълва фондовете си с други документи, които са подходящи за документиране на историята на столицата на провинция Висбаден, градския пейзаж, промените и събитията, както и работата на хората в града. Документите винаги се разглеждат за предаване в градския архив, ако имат силна връзка с миналото или настоящето на Висбаден и отговарят на определени уникални характеристики. Документите на отделни лица (т.нар. предсмъртни или посмъртни имоти) са също толкова важни, колкото и писмените материали на клубове, сдружения, партии и фирми, при условие че те са или са били активни във Висбаден, независимо от вида на дейността.

В тематично отношение границите на архивната стойност са много широки. Следователно не е задължително документите да произхождат изключително от известни личности, да са отнесени към определени "важни" теми или да имат "историческа" възраст. Същото се отнася и за клубове, сдружения, партии или дружества, за които не е задължително да са с определен минимален размер и т.н.

Архивната стойност на документите обикновено се оценява от служителите на общинския архив по време на посещение на място. Не винаги се поема цялата колекция от документи, а често се прави подбор само на определени документи. Придобиването се извършва след подробна консултация с архивистите от градския архив и след сключване на договор, обикновено под формата на дарение. След това те се използват в съответствие с разпоредбите на Закона за архивите на Хесен и архивния устав на град Висбаден. По този начин се гарантира, че всички лични права или авторски права остават защитени. В изключителни случаи документите могат да бъдат предадени и под формата на депозит.

Ако разполагате с документи (актове, официални документи, досиета, документи, официални публикации, картотеки, карти, планове, плакати, печати, марки, изображения, филмови и звукозаписи, както и цифрови записи), които бихте искали да предложите на Градския архив, моля, свържете се с нас, най-добре по електронна поща на адрес stadtarchivwiesbadende.

Градският архив на Висбаден закупува архивни материали за своите фондове само в изключителни случаи. Решението за евентуално закупуване се взема с оглед на историческата значимост за град Висбаден и при условията на икономично и устойчиво управление на бюджета. Моля, въздържайте се от изпращане на непоискани документи, които се предлагат за закупуване.