Nach § 3 Absatz 2 der Archivsatzung der Landeshauptstadt Wiesbaden i.V.m. §§ 1, 2 und 8 Hessisches Archivgesetz sind Dezernate, Ämter und Eigenbetriebe verpflichtet, alle Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer laufenden Aufgaben nicht mehr erforderlich sind, unverzüglich auszusondern und dem Stadtarchiv zur Übernahme anzubieten. Dauernd aufzubewahrendes Schriftgut ist spätestens 30 Jahre nach seiner Entstehung dem Stadtarchiv anzubieten, soweit keine anderen Rechtsvorschriften entgegenstehen, die eine längere Verwahrung bei den abgebenden Stellen festlegen. Eine eigenmächtige Vernichtung von Schriftgut ohne Vernichtungserlaubnis des Stadtarchivs ist nicht zulässig.

Auch die der Aufsicht der Landeshauptstadt Wiesbaden unterstehenden juristischen Personen des öffentlichen Rechts und Vereinigungen, die der Aufsicht der Landeshauptstadt Wiesbaden unterstehen, sind nach § 4 der Archivsatzung der Landeshauptstadt Wiesbaden anbietungspflichtig.

Das Stadtarchiv Wiesbaden berät die städtischen Stellen gerne bei der Aussonderung und Anbietung ihres Archivguts. Bitte wenden Sie sich nach Möglichkeit circa einen Monat vor der geplanten Aussonderung an unser Organisationspostfach stadtarchivwiesbadende. Der beziehungsweise die für Ihren Bereich zuständige Kollege/in setzt sich mit Ihnen umgehend in Verbindung. Bitte beachten Sie auch die unten stehende Handreichung zum Aussonderungsprozess.

Neben dem amtlichen Archivgut ergänzt das Stadtarchiv seine Bestände durch weitere Unterlagen, die geeignet sind, die Geschichte der Landeshauptstadt Wiesbaden, das Stadtbild, Veränderungen und Ereignisse sowie das Wirken von Menschen in der Stadt zu dokumentieren. Unterlagen kommen immer dann für die Übernahme ins Stadtarchiv in Betracht, wenn sie einen starken inhaltlichen Bezug zur Gegenwart oder Vergangenheit Wiesbadens aufweisen und gewisse Alleinstellungsmerkmale erfüllen. Dabei sind Unterlagen einzelner Personen (sogenannte Vor- oder Nachlässe) ebenso von Relevanz wie das Schriftgut von Vereinen, Verbänden, Parteien und Firmen, sofern sie in Wiesbaden aktiv sind oder waren, unabhängig von der Art der Aktivität.

Thematisch sind die Grenzen der Archivwürdigkeit sehr weit gesetzt. Unterlagen müssen also keineswegs ausschließlich aus der Feder berühmter Persönlichkeiten stammen, bestimmten "wichtigen" Themen zuzuordnen sein oder ein "historisches" Alter haben. Gleiches gilt für Vereine, Verbände, Parteien oder Firmen, die keine bestimmte Mindestgröße etcetera aufweisen müssen.

Die Archivwürdigkeit von Archivalien schätzen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Stadtarchivs in der Regel bei einem Vororttermin ein. Nicht immer wird der Bestand an Unterlagen vollständig übernommen sondern oft auch nur eine Auswahl bestimmter Schriftstücke getroffen. Die Übernahme erfolgt nach eingehender Beratung durch die Archivarinnen und Archivare des Stadtarchivs und nach dem Abschluss eines Vertrages in der Regel in Form einer Schenkung. Die Nutzung erfolgt dann nach den Regelungen des Hessischen Archivgesetztes und der Archivsatzung der Landeshauptstadt Wiesbaden. Dies stellt sicher, dass etwaige Persönlichkeits- oder auch Urheberrechte geschützt bleiben. In Ausnahmefällen kann die Abgabe auch in Form eines Deponats erfolgen.

Wenn Sie über Unterlagen (Urkunden, Amtsbücher, Akten, Schriftstücke, amtliche Publikationen, Karteien, Karten, Pläne, Plakate, Siegel, Stempel, Bild-, Film- und Tonaufzeichnungen sowie digitale Aufzeichnungen) verfügen, die Sie gerne dem Stadtarchiv anbieten möchten, nehmen Sie bitte Kontakt zu uns auf, am besten per Mail an stadtarchivwiesbadende.

Das Stadtarchiv Wiesbaden kauft nur in Ausnahmefällen Archivalien für seine Bestände an. Die Entscheidung über einen möglichen Ankauf erfolgt unter den Gesichtspunkten der historischen Relevanz für die Stadt Wiesbaden und unter den Maßgaben einer sparsamen und nachhaltigen Haushaltsführung. Von der unaufgeforderten Zusendung von Unterlagen, die zum Kauf angeboten werden, bitten wir abzusehen.