Олівер Хайнке ділиться з нами своїм цінним досвідом у сфері гібридної та цифрової організації конгресів і виставок з точки зору PCO (Professional Congress Organizer) за останні два роки.

В основному, цифрові або гібридні конгреси з часом еволюціонують, тому отримані знання повинні бути включені в розробку подальших форматів - так вони ростуть і все більше адаптуються до потреб учасників.

Деякі з його ключових висновків та досвіду підсумовані:

• Рівень неявки на онлайн-заходи вищий, ніж на очні заходи, оскільки загальні інвестиції (наприклад, відсутність витрат на проїзд/проживання/час) нижчі, і це знижує поріг гальмування для неучасті
• натомість тривалість перебування та залучення учасників до обраних онлайн-пропозицій є довшою/вищою
• Чат-програмами та іншими каналами для нетворкінгу користуються близько 25% учасників
• Онлайн-виставки відвідують рідше, гості, як правило, рідко знаходять час для відвідування віртуальної виставки, оскільки вони відвідують захід лише для індивідуальних презентацій, Інтерплан вже випробував тут деякі варіанти віртуальних презентацій і дійшов висновку, що віртуальні ярмарки/виставки не користуються великим попитом
• Як можна інтегрувати компанії в програму замість презентації на виставці? Наприклад, можна створити слоти в лекційній програмі, короткі ключові доповіді, компанії можуть представити себе аудиторії та розповісти про свій профіль. Це призвело до вищого рівня взаємодії з профілем компанії!
• Сприйняття заходу залежить від цілей організаторів: Передача знань може бути добре охоплена онлайн-пропозицією, емоції передаються за допомогою особистих заходів!

Важливі питання, на які потрібно відповісти:

• Чи транслюємо ми всі сесії?
• Чи всі вони відбуваються в прямому ефірі, чи деякі з них мають бути доступні пізніше?
• Чи ведемо ми трансляцію в двох напрямках, тобто чи бажана взаємодія з гостем?
• Чи є ексклюзивний контент тільки для онлайн-трансляції або для заходу на місці?
• Чи потрібна віртуальна виставка або програма підтримки?
• Як проінструктувати ведучих, щоб вони залучили онлайн-гостей?
• Чи потрібна окрема концепція для онлайн-заходу?
• Яка моя цінова політика, щоб покрити додаткові витрати на онлайн-трансляцію?

Ось кілька порад щодо технічних елементів, які слід враховувати при організації віртуального конгресу:

• Зробіть процеси входу в систему максимально простими
• Розробіть навігацію по сторінках інтуїтивно зрозумілою
• Зверніть увагу на управління контентом, плануйте послідовно
• Пропонуйте інтерактивність, наприклад, через групові форуми
• Зробіть платформу доступною за кілька днів до початку, щоб учасники могли ознайомитися з нею

Наш наступний спікер, Наташа Кнайссл з івент-агенції Jazzunique (Відкривається в новій вкладці), поділилася своїми думками та досвідом проведення гібридних заходів у порівнянні з живими івентами.

Згідно з нещодавнім дослідженням, проведеним у США, гібрид - це нова норма, і близько 80% організацій планують гібридні заходи в майбутньому. З чим пов'язана ця тенденція? Це нова мода чи необхідність? Давайте подивимось ближче.

Як пояснює Наташа, розробка концепції івенту - це ремесло, яке вимагає точного і ретельного планування. Перший крок, який повинен зробити івент-менеджер - це стратегічний вибір формату. Питання має бути не "як спланувати гібридний івент", а "який формат відповідає нашим параметрам" .

Що стосується параметрів, то їх завжди три, незалежно від формату заходу:

• інформація
• емоція
• Залучення

Отже, формат вашого заходу повинен бути проаналізований відповідно до цих параметрів.

Наприклад, інформаційні формати з чистою передачею знань (наприклад, спеціалізовані лекції) містять мало емоцій і майже не вимагають залучення учасників. З іншого боку, мозковий штурм вимагає активної участі учасників і спрямований на пошук рішень. Концерти або тімбілдинги, безумовно, вимагають емоцій.

При виборі між гібридним та цифровим форматом залучення є найважливішим критерієм оцінки.

Наташа також підкреслює той факт, що люди так само перебувають у центрі уваги гібридних форматів, як і на живих заходах. Для того, щоб учасники відчували свою цінність, деякі характеристики живої комунікації мають бути перенесені в діджитал. Наприклад, просторові елементи, доступні для цифрових учасників, імерсивна інсценізація з відео в рамках серії вебінарів або відеотренінгів для нових співробітників, а також погляд за лаштунки цифрових заходів можуть мати довготривалий ефект.

І останнє, але не менш важливе - "Давайте наважимося планувати недосконале".

Несподівані елементи програми, такі як коротке особисте відеопривітання, навіть якщо це лише коротка мить, уможливлюють спонтанні та індивідуальні відкриття і створюють атмосферу близькості.

Анна Моцкі, керівник відділу продажів конгресів у Wiesbaden Congress & Marketing, також звертається до параметрів заходу, згаданих Наташею Кнайссл, і розповідає про свій досвід роботи з організаторами RMCC 2021.

Помічено, що такі події, як виставки та розважальні формати, які вимагають емоцій та взаємодії, важко реалізувати в цифровому форматі. Хорошим прикладом цього є щорічна конференція DGKFO e.V (Відкривається в новій вкладці). з 1000 учасниками на місці та ще 1500 учасниками онлайн. Міжнародні спікери також змогли взяти участь у конференції в цифровому форматі, що заощадило їм час і витрати на фізичну присутність. Однак галузеву виставку краще було б провести наживо, оскільки в галузі надають великого значення можливості доторкнутися до продукції, а це навряд чи можна відтворити віртуально.

Джо Віппель, старший менеджер проектів та менеджер по роботі з ключовими клієнтами компанії schoko pro GmbH (Відкривається в новій вкладці), також торкнувся теми віртуального виставкового стенду. Його досвід та досвід його клієнтів був в цілому позитивним.

Виставкові стенди були оцифровані і відтворені у форматі 3D, учасники мали змогу прогулятися по стенду в цифровому режимі на платформі, завантажити відео та PDF-файли і навіть зв'язатися з оператором стенду. Нарешті, для замовника була створена оцінка тривалості перебування та взаємодії учасників виставки.