Ο Oliver Heinke μοιράζεται μαζί μας την πολύτιμη εμπειρία του στον τομέα της υβριδικής και ψηφιακής διοργάνωσης συνεδρίων και εκθέσεων από τη σκοπιά ενός PCO (Professional Congress Organiser) τα τελευταία δύο χρόνια.

Βασικά, τα ψηφιακά ή υβριδικά συνέδρια εξελίσσονται με την πάροδο του χρόνου, οπότε οι γνώσεις που αποκτώνται θα πρέπει να ενσωματώνονται στην ανάπτυξη περαιτέρω μορφών - έτσι ώστε να αναπτύσσονται και να προσαρμόζονται όλο και περισσότερο στις ανάγκες των συμμετεχόντων.

Συγκεντρώνονται μερικά από τα βασικά συμπεράσματα και τις εμπειρίες του:

• Το ποσοστό μη εμφάνισης για τις διαδικτυακές εκδηλώσεις είναι υψηλότερο από ό,τι για τις δια ζώσης εκδηλώσεις, καθώς η συνολική επένδυση (π.χ. δεν υπάρχουν έξοδα για ταξίδι/διαμονή/χρόνο) είναι χαμηλότερη και αυτό μειώνει το κατώφλι αναστολής της μη συμμετοχής
• σε αντάλλαγμα, η διάρκεια παραμονής και η δέσμευση των συμμετεχόντων με τις επιλεγμένες διαδικτυακές προσφορές είναι μεγαλύτερη/υψηλότερη
• Τα προγράμματα συνομιλίας και άλλα κανάλια δικτύωσης χρησιμοποιούνται από το 25% περίπου των συμμετεχόντων.
• Οι διαδικτυακές εκθέσεις είναι λιγότερο πολυσύχναστες, οι επισκέπτες γενικά σπάνια αφιερώνουν χρόνο για να επισκεφθούν την εικονική έκθεση, καθώς επισκέπτονται την εκδήλωση μόνο για μεμονωμένες παρουσιάσεις- η Interplan έχει ήδη δοκιμάσει διάφορες επιλογές εικονικής παρουσίασης και έχει καταλήξει στο συμπέρασμα ότι οι εικονικές εμπορικές εκθέσεις/εκθέσεις δεν τυγχάνουν καλής υποδοχής
• Πώς μπορούν οι εταιρείες να ενταχθούν στο πρόγραμμα αντί για μια παρουσίαση σε μια έκθεση; Για παράδειγμα, μπορούν να δημιουργηθούν θέσεις στο πρόγραμμα διαλέξεων, σύντομες κεντρικές ομιλίες, οι εταιρείες μπορούν να συστηθούν στο κοινό και να αναφερθούν στο προφίλ τους. Αυτό οδήγησε σε υψηλότερο επίπεδο αλληλεπίδρασης με το προφίλ της εταιρείας!
• Η αποδοχή της εκδήλωσης εξαρτάται από τους στόχους των διοργανωτών: Η μεταφορά γνώσεων μπορεί να καλυφθεί καλά με την ηλεκτρονική προσφορά, τα συναισθήματα μεταφέρονται μέσω των εκδηλώσεων πρόσωπο με πρόσωπο!

Σημαντικές ερωτήσεις που πρέπει να απαντηθούν:

• Μεταδίδουμε όλες τις συνεδρίες μέσω streaming;
• Είναι όλες ζωντανές ή θα πρέπει κάποιες από αυτές να διατεθούν εκ των υστέρων;
• Κάνουμε streaming προς δύο κατευθύνσεις, δηλαδή είναι επιθυμητή η αλληλεπίδραση με τον επισκέπτη;
• Υπάρχει αποκλειστικό περιεχόμενο μόνο για τη διαδικτυακή ροή ή για την επιτόπια εκδήλωση;
• Χρειάζεται εικονική έκθεση ή συνοδευτικό πρόγραμμα;
• Πώς ενημερώνω τους παρουσιαστές ώστε να εμπλέκουν τους διαδικτυακούς επισκέπτες;
• Χρειάζομαι ξεχωριστή ιδέα για τη διαδικτυακή εκδήλωση;
• Ποια είναι η τιμολογιακή μου πολιτική ώστε να καλύπτονται τα πρόσθετα έξοδα για την online μετάδοση;

Ακολουθούν μερικές συμβουλές σχετικά με τα τεχνικά στοιχεία που πρέπει να εξετάσετε κατά τη διοργάνωση ενός εικονικού συνεδρίου:

• Κάντε τις διαδικασίες σύνδεσης όσο το δυνατόν πιο απλές
• Σχεδιάστε διαισθητικά την πλοήγηση στις σελίδες
• Δώστε προσοχή στη διαχείριση του περιεχομένου, σχεδιάστε με συνοχή
• Προσφέρετε διαδραστικότητα, π.χ. μέσω ομαδικών φόρουμ
• Διαθέστε την πλατφόρμα μερικές ημέρες νωρίτερα, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να εξοικειωθούν με την πλατφόρμα

Η επόμενη ομιλήτριά μας, η Natascha Kneissl από το πρακτορείο εκδηλώσεων Jazzunique (Ανοίγει σε νέα καρτέλα), μοιράστηκε τις απόψεις και τις εμπειρίες της σχετικά με τις υβριδικές εκδηλώσεις σε σύγκριση με τις ζωντανές εκδηλώσεις.

Σύμφωνα με μια πρόσφατη μελέτη στις ΗΠΑ, το υβριδικό είναι το νέο φυσιολογικό και περίπου το 80% των οργανισμών σχεδιάζουν υβριδικές εκδηλώσεις στο μέλλον. Τι σημαίνει αυτή η τάση; Είναι μια νέα μόδα ή μια αναγκαιότητα; Ας ρίξουμε μια πιο προσεκτική ματιά.

Όπως εξηγεί η Natascha, η σύλληψη εκδηλώσεων είναι τέχνη και απαιτεί ακριβή και ενδελεχή σχεδιασμό. Το πρώτο βήμα που πρέπει να κάνουν οι διαχειριστές εκδηλώσεων είναι η στρατηγική επιλογή μιας μορφής. Το ερώτημα δεν πρέπει να είναι "πώς σχεδιάζω μια υβριδική εκδήλωση", αλλά μάλλον "ποια μορφή ανταποκρίνεται στις παραμέτρους μας".

Όσον αφορά τις παραμέτρους, υπάρχουν πάντα τρεις, ανεξάρτητα από τη μορφή της εκδήλωσης:

• Πληροφορίες
• συναίσθημα
• Συμμετοχή

Η μορφή της εκδήλωσής σας πρέπει επομένως να αναλυθεί σύμφωνα με αυτές τις παραμέτρους.

Για παράδειγμα, οι ενημερωτικές μορφές με καθαρή μεταφορά γνώσεων (π.χ. εξειδικευμένες διαλέξεις) περιέχουν ελάχιστα συναισθήματα και απαιτούν σχεδόν καθόλου συμμετοχή από τους συμμετέχοντες. Ο καταιγισμός ιδεών , από την άλλη πλευρά, απαιτεί την ενεργό συμμετοχή των συμμετεχόντων και αποσκοπεί στην εξεύρεση λύσεων. Οι συναυλίες ή οι εκδηλώσεις ομαδικής ανάπτυξης απαιτούν οπωσδήποτε συναισθήματα.

Κατά την επιλογή μεταξύ υβριδικών ή ψηφιακών, η συμμετοχή είναι το σημαντικότερο κριτήριο αξιολόγησης.

Η Natascha υπογραμμίζει επίσης το γεγονός ότι οι άνθρωποι βρίσκονται εξίσου στο επίκεντρο των υβριδικών μορφών όπως και στις ζωντανές εκδηλώσεις. Προκειμένου οι συμμετέχοντες να αισθάνονται ότι εκτιμώνται, ορισμένα από τα χαρακτηριστικά της ζωντανής επικοινωνίας πρέπει να μεταφερθούν στην ψηφιακή. Για παράδειγμα, τα χωρικά στοιχεία που είναι διαθέσιμα στους ψηφιακούς συμμετέχοντες, η καθηλωτική σκηνοθεσία με βίντεο στο πλαίσιο μιας σειράς διαδικτυακών σεμιναρίων ή η εκπαίδευση με βίντεο κατά την εισαγωγή και η ματιά στα παρασκήνια των ψηφιακών εκδηλώσεων μπορούν να έχουν μόνιμο αποτέλεσμα.

Τελευταίο αλλά όχι λιγότερο σημαντικό - "Ας τολμήσουμε να σχεδιάσουμε το ατελές".

Αιφνιδιαστικά στοιχεία του προγράμματος, όπως ένας σύντομος προσωπικός βιντεοσκοπημένος χαιρετισμός, ακόμη και αν πρόκειται για μια σύντομη στιγμή, επιτρέπουν αυθόρμητες και ατομικές ανακαλύψεις και επιτρέπουν την εγγύτητα.

Η Anne Motzki, επικεφαλής πωλήσεων συνεδρίων στο Wiesbaden Congress & Marketing, ασχολείται επίσης με τις παραμέτρους της εκδήλωσης που ανέφερε η Natascha Kneissl και αναφέρει τις εμπειρίες της με τους διοργανωτές του RMCC 2021.

Έχει παρατηρηθεί ότι εκδηλώσεις όπως εμπορικές εκθέσεις και μορφές ψυχαγωγίας που απαιτούν συναίσθημα και αλληλεπίδραση είναι δύσκολο να υλοποιηθούν ψηφιακά. Ένα καλό παράδειγμα είναι το ετήσιο συνέδριο της DGKFO e.V. (Ανοίγει σε νέα καρτέλα) με 1000 συμμετέχοντες στο χώρο και άλλους 1500 διαδικτυακούς συμμετέχοντες. Οι διεθνείς ομιλητές είχαν επίσης τη δυνατότητα να συμμετάσχουν ψηφιακά, γεγονός που τους γλίτωσε από το χρόνο και τα έξοδα της φυσικής παρουσίας. Ωστόσο, η βιομηχανική έκθεση ήταν προτιμότερο να πραγματοποιηθεί ζωντανά, καθώς ο κλάδος δίνει μεγάλη σημασία στο να μπορεί κανείς να αγγίξει τα προϊόντα και αυτό δύσκολα μπορεί να αναπαραχθεί εικονικά.

Ο Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager της schoko pro GmbH (Ανοίγει σε νέα καρτέλα), ασχολήθηκε επίσης με το θέμα του εικονικού περιπτέρου σε εμπορικές εκθέσεις. Οι εμπειρίες του ίδιου και των πελατών του ήταν καθ' όλα θετικές.

Τα περίπτερα των εμπορικών εκθέσεων ψηφιοποιήθηκαν και αναδημιουργήθηκαν σε 3D, οι συμμετέχοντες είχαν τη δυνατότητα να περιηγηθούν ψηφιακά στο περίπτερο στην πλατφόρμα, να κατεβάσουν βίντεο και PDF και ακόμη και να έρθουν σε επαφή με τον υπεύθυνο του περιπτέρου. Τέλος, δημιουργήθηκε μια αξιολόγηση της διάρκειας παραμονής και της αλληλεπίδρασης των συμμετεχόντων για τον πελάτη.