Oliver Heinke dzieli się z nami swoim cennym doświadczeniem w dziedzinie hybrydowej i cyfrowej organizacji kongresów i wystaw z perspektywy PCO (Professional Congress Organiser) w ciągu ostatnich dwóch lat.

Zasadniczo kongresy cyfrowe lub hybrydowe ewoluują w czasie, więc zdobyta wiedza powinna zostać włączona do rozwoju kolejnych formatów - tak, aby rosły i były coraz bardziej dostosowane do potrzeb uczestników.

Niektóre z jego kluczowych wniosków i doświadczeń zostały podsumowane:

• Wskaźnik nieobecności na wydarzeniach online jest wyższy niż w przypadku wydarzeń bezpośrednich, ponieważ ogólna inwestycja (np. brak kosztów podróży / zakwaterowania / czasu) jest niższa, co obniża próg zahamowania braku uczestnictwa.
• w zamian długość pobytu i zaangażowanie uczestników w wybrane oferty online jest dłuższe/wyższe.
• Programy czatu i inne kanały nawiązywania kontaktów są wykorzystywane przez około 25% uczestników.
• Wystawy online są rzadziej odwiedzane, goście zazwyczaj rzadko poświęcają czas na odwiedzenie wirtualnej wystawy, ponieważ odwiedzają wydarzenie tylko w celu indywidualnych prezentacji; Interplan wypróbował już wiele opcji wirtualnej prezentacji i doszedł do wniosku, że wirtualne targi/wystawy nie są dobrze odbierane.
• W jaki sposób można włączyć firmy do programu zamiast prezentacji na wystawie? Na przykład, można utworzyć sloty w programie wykładów, krótkie keynotes, firmy mogą przedstawić się publiczności i odnieść się do ich profilu. Doprowadziło to do wyższego poziomu interakcji z profilem firmy!
• Akceptacja wydarzenia zależy od celów organizatorów: Transfer wiedzy może być dobrze pokryty ofertą online, emocje są przekazywane poprzez wydarzenia twarzą w twarz!

Ważne pytania, na które należy odpowiedzieć:

• Czy streamować wszystkie sesje?
• Czy wszystkie są transmitowane na żywo, czy też niektóre z nich powinny zostać udostępnione później?
• Czy streamujemy w dwóch kierunkach, tj. czy pożądana jest interakcja z gościem?
• Czy istnieje ekskluzywna zawartość tylko do streamingu online, czy też do wydarzenia na miejscu?
• Czy potrzebuję wirtualnej wystawy lub programu wspierającego?
• Jak przygotować prezenterów, aby zaangażowali gości online?
• Czy potrzebuję oddzielnej koncepcji dla wydarzenia online?
• Jaka jest moja polityka cenowa, aby pokryć dodatkowe koszty streamingu online?

Oto kilka wskazówek dotyczących elementów technicznych, które należy wziąć pod uwagę podczas organizacji wirtualnego kongresu:

• Uczyń procesy logowania tak prostymi, jak to tylko możliwe
• Zaprojektuj nawigację stron w sposób intuicyjny
• Zwróć uwagę na zarządzanie treścią, planuj spójnie
• Oferuj interaktywność, np. poprzez fora grupowe.
• Udostępnij platformę z kilkudniowym wyprzedzeniem, aby uczestnicy mogli się z nią zapoznać.

Nasza kolejna prelegentka, Natascha Kneissl z agencji eventowej Jazzunique (Otwiera się w nowej karcie), podzieliła się swoimi poglądami i doświadczeniami na temat wydarzeń hybrydowych w porównaniu z wydarzeniami na żywo.

Według ostatnich badań przeprowadzonych w USA, hybryda jest nową normą, a około 80% organizacji planuje wydarzenia hybrydowe w przyszłości. O co chodzi w tym trendzie? Czy to nowa moda czy konieczność? Przyjrzyjmy się temu bliżej.

Jak wyjaśnia Natascha, konceptualizacja wydarzeń jest rzemiosłem i wymaga precyzyjnego i dokładnego planowania. Pierwszym krokiem, jaki muszą podjąć event managerowie, jest strategiczny wybór formatu. Pytanie nie powinno brzmieć "jak zaplanować wydarzenie hybrydowe", ale raczej "który format spełnia nasze parametry".

Jeśli chodzi o parametry, zawsze są trzy, niezależnie od formatu wydarzenia:

• informacja
• emocje
• Zaangażowanie

Format wydarzenia należy zatem przeanalizować pod kątem tych parametrów.

Na przykład formaty informacyjne z czystym transferem wiedzy (np. specjalistyczne wykłady) zawierają niewiele emocji i nie wymagają prawie żadnego zaangażowania ze strony uczestników. Z drugiej strony burza mózgów wymaga aktywnego zaangażowania uczestników i ma na celu znalezienie rozwiązań. Koncerty czy imprezy integracyjne zdecydowanie wymagają emocji.

Przy wyborze pomiędzy formą hybrydową a cyfrową, zaangażowanie jest najważniejszym kryterium oceny.

Natascha podkreśla również fakt, że ludzie są tak samo w centrum formatów hybrydowych, jak podczas wydarzeń na żywo. Aby uczestnicy czuli się docenieni, niektóre cechy komunikacji na żywo muszą zostać przeniesione do formatu cyfrowego. Na przykład elementy przestrzenne, które są dostępne dla uczestników cyfrowych, wciągająca inscenizacja z filmami wideo w ramach serii webinarów lub szkolenia wideo wprowadzające i spojrzenie za kulisy wydarzeń cyfrowych mogą mieć trwały efekt.

Wreszcie - "Odważmy się zaplanować to, co niedoskonałe".

Zaskakujące elementy programu, takie jak krótkie osobiste powitanie wideo, nawet jeśli jest to tylko krótka chwila, umożliwiają spontaniczne i indywidualne odkrycia oraz pozwalają na bliskość.

Anne Motzki, Head of Convention Sales w Wiesbaden Congress & Marketing, również odnosi się do parametrów wydarzenia wspomnianych przez Nataschę Kneissl i relacjonuje swoje doświadczenia z organizatorami RMCC 2021.

Zauważono, że wydarzenia takie jak targi i formaty rozrywkowe, które wymagają emocji i interakcji, są trudne do zrealizowania cyfrowo. Dobrym tego przykładem jest doroczna konferencja DGKFO e.V. (Otwiera się w nowej karcie) z 1000 uczestników na miejscu i kolejnymi 1500 uczestnikami online. Międzynarodowi pre legenci również mogli uczestniczyć cyfrowo, co pozwoliło im zaoszczędzić czas i koszty związane z fizyczną obecnością. Jednak wystawa branżowa była lepiej zorganizowana na żywo, ponieważ branża przywiązuje dużą wagę do możliwości dotknięcia produktów, a trudno to odtworzyć wirtualnie.

Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager w schoko pro GmbH (Otwiera się w nowej karcie), również poruszył temat wirtualnego stoiska targowego. Jego doświadczenia i doświadczenia jego klientów były bardzo pozytywne.

Stoiska targowe zostały zdigitalizowane i odtworzone w 3D, uczestnicy mogli chodzić po stoisku cyfrowo na platformie, pobierać filmy i pliki PDF, a nawet skontaktować się z operatorem stoiska. Na koniec stworzono ocenę długości pobytu i interakcji uczestników dla klienta.