Оливер Хайнке споделя с нас ценния си опит в областта на хибридното и дигиталното организиране на конгреси и изложения от гледна точка на PCO (Professional Congress Organiser) през последните две години.

По принцип цифровите или хибридните конгреси се развиват с времето, така че придобитите знания трябва да се включат в разработването на по-нататъшни формати - така че те да се развиват и все повече да се адаптират към нуждите на участниците.

Някои от основните му изводи и опит са обобщени:

• Процентът на неприсъстващите на онлайн събитията е по-висок, отколкото на събитията, провеждани лице в лице, тъй като общата инвестиция (напр. без разходи за пътуване/настаняване/време) е по-ниска и това намалява прага на възпиране за неучастие
• в замяна на това продължителността на престоя и ангажираността на участниците с избраните онлайн предложения са по-дълги/високи
• Програмите за чат и други канали за създаване на мрежи се използват от около 25 % от участниците
• Онлайн изложенията са по-слабо посещавани, гостите обикновено рядко отделят време за посещение на виртуалното изложение, тъй като посещават събитието само за индивидуални презентации; Interplan вече е изпробвал редица варианти за виртуално представяне и е стигнал до заключението, че виртуалните панаири/изложения не се приемат добре
• Как компаниите могат да бъдат интегрирани в програмата, вместо да се представят на изложение? Например, могат да се създадат места в програмата за лекции, кратки ключови изказвания, компаниите могат да се представят на публиката и да се позоват на своя профил. Това доведе до по-голямо взаимодействие с профила на компанията!
• Приемането на събитието зависи от целите на организаторите: Предаването на знания може да бъде добре обхванато от онлайн предложението, емоциите се предават чрез събитията лице в лице!

Важни въпроси, на които трябва да се отговори:

• Да предаваме ли всички сесии?
• Всички ли са на живо, или някои от тях трябва да бъдат достъпни след това?
• Да предаваме ли в две посоки, т.е. желано ли е взаимодействие с гостите?
• Има ли ексклузивно съдържание само за онлайн стрийминг или за събитието на място?
• Необходима ли е виртуална изложба или съпътстваща програма?
• Как да инструктирам водещите, така че те да включат онлайн гостите?
• Необходима ли е отделна концепция за онлайн събитието?
• Каква е ценовата ми политика, така че да бъдат покрити допълнителните разходи за онлайн стрийминг?

Ето няколко съвета за техническите елементи, които трябва да вземете предвид при организирането на виртуален конгрес:

• Осигурете възможно най-прости процедури за влизане в системата
• Проектирайте навигацията на страниците по интуитивен начин
• Обърнете внимание на управлението на съдържанието, планирайте последователно
• Предложете интерактивност, например чрез групови форуми
• Направете платформата достъпна няколко дни предварително, за да могат участниците да се запознаят с нея

Следващият ни лектор, Наташа Кнайсл от агенцията за събития Jazzunique (Отваря се в нов раздел), сподели своите виждания и опит за хибридните събития в сравнение със събитията на живо.

Според неотдавнашно проучване в САЩ хибридните събития са новото нормално явление и около 80% от организациите планират хибридни събития в бъдеще. На какво се дължи тази тенденция? Дали е нова мода или необходимост? Нека разгледаме въпроса по-отблизо.

Както обяснява Наташа, концептуализирането на събития е занаят и изисква прецизно и задълбочено планиране. Първата стъпка, която мениджърите на събития трябва да предприемат, е стратегическият избор на формат. Въпросът не трябва да бъде "как да планирам хибридно събитие", а по-скоро "кой формат отговаря на нашите параметри".

Що се отнася до параметрите, те винаги са три, независимо от формата на събитието:

• Информация
• емоция
• Включване

Следователно форматът на вашето събитие трябва да се анализира в съответствие с тези параметри.

Например информационните формати с чисто предаване на знания (напр. специализирани лекции) съдържат малко емоции и не изискват почти никакво участие от страна на участниците. Мозъчната атака, от друга страна, изисква активното участие на участниците и има за цел да намери решения. Концертите или събитията за сплотяване на екипа определено изискват емоции.

Когато избирате между хибридно или цифрово, участието е най-важният критерий за оценка.

Наташа също така подчертава факта, че хората са в центъра на хибридните формати, както и на събитията на живо. За да се чувстват участниците ценени, някои от характеристиките на комуникацията на живо трябва да бъдат пренесени в цифровата среда. Например пространствените елементи, които са на разположение на цифровите участници, потапянето в сцената с видеоклипове като част от поредица уебинари или въвеждащо видео обучение и поглед зад кулисите на цифровите събития могат да имат траен ефект.

И накрая, но не на последно място - "Да се осмелим да планираме за несъвършенството".

Изненадващите елементи от програмата, като например кратък личен видео поздрав, дори и да е само за кратък момент, позволяват спонтанни и индивидуални открития и дават възможност за близост.

Анне Моцки, ръководител на отдел "Продажби на конгреси" във Wiesbaden Congress & Marketing, също разглежда параметрите на събитието, споменати от Наташа Кнайсл, и докладва за опита си с организаторите на RMCC 2021.

Наблюдава се, че събития като търговски панаири и развлекателни формати, които изискват емоции и взаимодействие, трудно се реализират в цифров вид. Добър пример за това е годишната конференция на DGKFO e.V. с (Отваря се в нов раздел) 1000 участници на място и още 1500 участници онлайн. Международните лектори също имаха възможност да участват цифрово, което им спести време и разходи за физическо присъствие. Въпреки това беше по-добре промишленото изложение да се проведе на живо, тъй като промишлеността отдава голямо значение на възможността да се докоснат продуктите, а това трудно може да се възпроизведе виртуално.

Джо Випел, старши мениджър проекти и мениджър ключови клиенти в schoko pro GmbH (Отваря се в нов раздел), също разгледа темата за виртуалния панаирен щанд. Неговият опит и опитът на неговите клиенти бяха положителни.

Панаирните щандове бяха дигитализирани и пресъздадени в 3D, участниците можеха да се разхождат из щанда дигитално на платформата, да изтеглят видеоклипове и PDF файлове и дори да се свържат с оператора на щанда. Накрая за клиента беше създадена оценка на продължителността на престоя и взаимодействието на участниците.