Oliver Heinke ne împărtășește experiența sa valoroasă din ultimii doi ani în domeniul organizării hibride și digitale a congreselor și expozițiilor din perspectiva unui PCO (Professional Congress Organiser).

Practic, congresele digitale sau hibride evoluează în timp, astfel încât cunoștințele dobândite ar trebui încorporate în dezvoltarea altor formate - astfel încât acestea să crească și să fie din ce în ce mai adaptate la nevoile participanților.

Unele dintre principalele învățături și experiențe au fost rezumate:

• rata de neprezentare la evenimentele online este mai mare decât la evenimentele față în față, deoarece investiția totală (de exemplu, fără costuri de deplasare/ cazare/timp) este mai mică, ceea ce reduce pragul de inhibiție pentru neparticipare
• în schimb, durata șederii și angajamentul participanților față de ofertele online selectate este mai lungă/mai mare
• programele de chat și alte canale pentru crearea de rețele sunt utilizate de aproximativ 25% dintre participanți
• Expozițiile online sunt mai puțin frecventate, în general oaspeții rareori își fac timp să viziteze expoziția virtuală, deoarece vizitează evenimentul doar pentru prezentări individuale, Interplan a încercat deja unele opțiuni de prezentare virtuală aici și a ajuns la concluzia că târgurile/expozițiile virtuale nu sunt bine primite
• Cum pot fi integrate companiile în program în locul unei prezentări în cadrul unei expoziții? De exemplu, se pot crea sloturi în programul de prelegeri, scurte discursuri, companiile se pot prezenta publicului și pot face referire la profilul lor. Acest lucru a condus la un nivel mai ridicat de interacțiune cu profilul companiei!
• Acceptarea evenimentului depinde de obiectivele organizatorilor: Transferul de cunoștințe poate fi acoperit bine cu oferta online, emoțiile sunt transmise prin evenimente față în față!

Întrebări importante la care trebuie să se răspundă:

• Transmitem toate sesiunile?
• Toate sunt în direct sau unele dintre ele ar trebui să fie disponibile ulterior?
• Facem streaming în două direcții, adică se dorește interacțiunea cu invitatul?
• Există conținut exclusiv doar pentru streaming online sau pentru evenimentul de la fața locului?
• Am nevoie de o expoziție virtuală sau de un program de sprijin?
• Cum îi informez pe prezentatori astfel încât să implice invitații online?
• Am nevoie de un concept separat pentru evenimentul online?
• Care este politica mea de prețuri, astfel încât costurile suplimentare pentru streaming online să fie acoperite?

Iată câteva sfaturi cu privire la elementele tehnice de care trebuie să țineți cont atunci când organizați un congres virtual:

• Simplificați pe cât posibil procesele de logare
• Proiectați navigarea paginilor în mod intuitiv
• Acordați atenție gestionării conținutului, planificați în mod coerent
• Oferiți interactivitate, de exemplu prin intermediul forumurilor de grup
• Asigurați disponibilitatea platformei cu câteva zile înainte, astfel încât participanții să se poată familiariza cu platforma

Următorul nostru vorbitor, Natascha Kneissl de la agenția de evenimente Jazzunique (Se deschide într-o filă nouă), a împărtășit opiniile și experiențele sale cu privire la evenimentele hibride versus evenimentele live.

Conform unui studiu recent din SUA, hibridul este noua normalitate și aproximativ 80% dintre organizații planifică evenimente hibride în viitor. Despre ce este vorba în această tendință? Este o nouă modă sau o necesitate? Să aruncăm o privire mai atentă.

După cum explică Natascha, conceptualizarea evenimentelor este o meserie și necesită o planificare precisă și minuțioasă. Primul pas pe care managerii de evenimente trebuie să îl facă este selectarea strategică a unui format. Întrebarea nu ar trebui să fie "cum planific un eveniment hibrid", ci mai degrabă "ce format corespunde parametrilor noștri".

În ceea ce privește parametrii, există întotdeauna trei, indiferent de formatul evenimentului:

• informații
• emoție
• Implicare

Prin urmare, formatul evenimentului dvs. trebuie analizat în funcție de acești parametri.

De exemplu, formatele informative cu transfer pur de cunoștințe (de exemplu, prelegeri de specialitate) conțin puține emoții și nu necesită aproape nicio implicare din partea participanților. Brainstorming-ul , pe de altă parte, necesită participarea activă a participanților și vizează găsirea de soluții. Concertele sau evenimentele de team-building necesită cu siguranță emoții.

Atunci când alegeți între hibrid sau digital, implicarea este cel mai important criteriu de evaluare.

Natascha subliniază, de asemenea, faptul că oamenii sunt la fel de mult în centrul formatelor hibride ca și la evenimentele live. Pentru ca participanții să se simtă valorizați, unele dintre caracteristicile comunicării live trebuie să fie transferate în mediul digital. De exemplu, elementele spațiale care sunt disponibile pentru participanții digitali, punerea în scenă imersivă cu videoclipuri ca parte a unei serii de webinare sau a unei formări video de onboarding și o privire în culise la evenimentele digitale pot avea un efect de durată.

Ultimul, dar nu cel din urmă - "Să îndrăznim să planificăm pentru imperfect".

Elementele surprinzătoare din program, cum ar fi o scurtă salutare video personală, chiar dacă este vorba doar de un scurt moment, permit descoperiri spontane și individuale și permit apropierea.

Anne Motzki, Head of Convention Sales la Wiesbaden Congress & Marketing, abordează, de asemenea, parametrii evenimentului menționat de Natascha Kneissl și relatează despre experiențele sale cu organizatorii RMCC 2021.

S-a observat că evenimente precum târgurile comerciale și formatele de divertisment care necesită emoție și interacțiune sunt dificil de realizat digital. Un bun exemplu în acest sens este conferința anuală a DGKFO e.V. (Se deschide într-o filă nouă) cu 1000 de participanți la fața locului și alți 1500 de participanți online. Vorbitorii internaționali au putut, de asemenea, să participe digital, ceea ce i-a scutit de timpul și cheltuielile necesare pentru a fi prezenți fizic. Cu toate acestea, expoziția industriei a fost mai bine organizată live, deoarece industria acordă o mare importanță faptului de a putea atinge produsele și acest lucru poate fi cu greu reprodus virtual.

Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager la schoko pro GmbH (Se deschide într-o filă nouă), a abordat, de asemenea, subiectul standului de târg virtual. Experiențele sale și ale clienților săi au fost în general pozitive.

Standurile de târg au fost digitalizate și recreate în 3D, participanții au putut să se plimbe în jurul standului digital pe platformă, să descarce videoclipuri și PDF-uri și chiar să ia legătura cu operatorul standului. În cele din urmă, a fost creată pentru client o evaluare a duratei de ședere și a interacțiunii participanților.