Oliver Heinke condivide con noi la sua preziosa esperienza nel campo dell'organizzazione ibrida e digitale di congressi e mostre dal punto di vista di un PCO (Professional Congress Organiser) negli ultimi due anni.

Fondamentalmente, i congressi digitali o ibridi si evolvono nel tempo, quindi le conoscenze acquisite dovrebbero essere incorporate nello sviluppo di ulteriori formati, in modo che crescano e si adattino sempre più alle esigenze dei partecipanti.

In sintesi, alcuni dei suoi principali insegnamenti ed esperienze:

• Il tasso di mancata partecipazione agli eventi online è più alto rispetto agli eventi di persona, poiché l'investimento complessivo (ad esempio, nessun costo di viaggio/alloggio/tempo) è più basso e ciò abbassa la soglia di inibizione alla mancata partecipazione.
• in cambio, la durata della permanenza e l'impegno dei partecipanti con le offerte online selezionate è più lunga/elevata
• I programmi di chat e gli altri canali di networking sono utilizzati da circa il 25% dei partecipanti.
• Le esposizioni online sono meno frequentate, gli ospiti in genere si prendono raramente il tempo di visitare l'esposizione virtuale, poiché visitano l'evento solo per le singole presentazioni; Interplan ha già sperimentato alcune opzioni di presentazione virtuale in questo caso ed è giunta alla conclusione che le fiere/esposizioni virtuali non sono ben accolte.
• Come si possono integrare le aziende nel programma invece di una presentazione in una mostra? Ad esempio, si possono creare degli spazi nel programma delle conferenze, brevi keynote, le aziende possono presentarsi al pubblico e fare riferimento al loro profilo. Questo ha portato a un maggior livello di interazione con il profilo aziendale!
• L'accettazione dell'evento dipende dagli obiettivi degli organizzatori: Il trasferimento di conoscenze può essere coperto bene con l'offerta online, le emozioni vengono trasmesse attraverso eventi faccia a faccia!

Domande importanti a cui bisogna rispondere:

• Trasmettiamo in streaming tutte le sessioni?
• Sono tutte in diretta o alcune devono essere rese disponibili in seguito?
• Trasmettiamo lo streaming in due direzioni, cioè è richiesta l'interazione con l'ospite?
• Ci sono contenuti esclusivi solo per lo streaming online o per l'evento in loco?
• Ho bisogno di una mostra virtuale o di un programma di supporto?
• Come posso istruire i presentatori in modo che coinvolgano gli ospiti online?
• Ho bisogno di un concetto separato per l'evento online?
• Qual è la mia politica dei prezzi per coprire i costi aggiuntivi dello streaming online?

Ecco alcuni suggerimenti sugli elementi tecnici da considerare quando si organizza un congresso virtuale:

• Semplificare al massimo i processi di accesso
• Progettare la navigazione delle pagine in modo intuitivo
• Prestare attenzione alla gestione dei contenuti, pianificandoli in modo coerente
• Offrire interattività, ad esempio attraverso forum di gruppo.
• Rendere disponibile la piattaforma con qualche giorno di anticipo, in modo che i partecipanti possano familiarizzare con la piattaforma stessa.

La nostra prossima relatrice, Natascha Kneissl dell'agenzia di eventi Jazzunique (Si apre in una nuova scheda), ha condiviso le sue opinioni ed esperienze sugli eventi ibridi rispetto a quelli dal vivo.

Secondo un recente studio condotto negli Stati Uniti, l'ibrido è la nuova normalità e circa l'80% delle organizzazioni sta pianificando eventi ibridi in futuro. Che cos'è questa tendenza? È una nuova moda o una necessità? Diamo un'occhiata più da vicino.

Come spiega Natascha, la concettualizzazione di un evento è un mestiere e richiede una pianificazione precisa e approfondita. Il primo passo che i responsabili degli eventi devono compiere è la scelta strategica del formato. La domanda non dovrebbe essere "come faccio a pianificare un evento ibrido", ma piuttosto "quale formato soddisfa i nostri parametri".

Per quanto riguarda i parametri, ce ne sono sempre tre, indipendentemente dal formato dell'evento:

• Informazione
• emozione
• coinvolgimento

Il formato del vostro evento deve quindi essere analizzato in base a questi parametri.

Ad esempio, i format informativi con puro trasferimento di conoscenze (ad esempio le conferenze specialistiche) contengono poche emozioni e non richiedono quasi alcun coinvolgimento da parte dei partecipanti. Il brainstorming , invece, richiede la partecipazione attiva dei partecipanti e mira a trovare soluzioni. I concerti o gli eventi di team building richiedono sicuramente emozioni.

Nella scelta tra ibrido e digitale, il coinvolgimento è il criterio di valutazione più importante.

Natascha sottolinea anche il fatto che le persone sono al centro dei formati ibridi come negli eventi dal vivo. Affinché i partecipanti si sentano valorizzati, alcune delle caratteristiche della comunicazione dal vivo devono essere trasferite al digitale. Ad esempio, gli elementi spaziali a disposizione dei partecipanti digitali, la messa in scena immersiva con i video come parte di una serie di webinar o la formazione video di onboarding e uno sguardo dietro le quinte degli eventi digitali possono avere un effetto duraturo.

Ultimo ma non meno importante: "Osiamo pianificare l'imperfetto".

Elementi del programma sorprendenti, come un breve video di saluto personale, anche se si tratta solo di un breve momento, consentono scoperte spontanee e individuali e permettono di avvicinarsi.

Anne Motzki, responsabile delle vendite dei congressi di Wiesbaden Congress & Marketing, affronta anche i parametri dell'evento citati da Natascha Kneissl e riferisce le sue esperienze con gli organizzatori di RMCC 2021.

È stato osservato che eventi come le fiere e i format di intrattenimento che richiedono emozioni e interazione sono difficili da realizzare in digitale. Un buon esempio è la conferenza annuale del DGKFO e.V. (Si apre in una nuova scheda) con 1000 partecipanti in loco e altri 1500 online. Anche i relatori internazionali hanno potuto partecipare digitalmente, risparmiando il tempo e le spese della presenza fisica. Tuttavia, è stato meglio organizzare la mostra del settore dal vivo, poiché l'industria attribuisce grande importanza alla possibilità di toccare con mano i prodotti e questo non può essere riprodotto virtualmente.

Anche Joe Wippel, Senior Project Manager e Key Account Manager di schoko pro GmbH (Si apre in una nuova scheda), ha affrontato il tema dello stand fieristico virtuale. Le sue esperienze e quelle dei suoi clienti sono state tutte positive.

Gli stand fieristici sono stati digitalizzati e ricreati in 3D, i partecipanti hanno potuto girare per lo stand in digitale sulla piattaforma, scaricare video e PDF e persino mettersi in contatto con l'operatore dello stand. Infine, è stata creata una valutazione della durata del soggiorno e dell'interazione dei partecipanti per il cliente.