Оливер Хайнке делится с нами своим ценным опытом в области гибридной и цифровой организации конгрессов и выставок с позиции PCO (Professional Congress Organiser) за последние два года.

В принципе, цифровые или гибридные конгрессы развиваются с течением времени, поэтому полученные знания необходимо использовать при разработке дальнейших форматов - чтобы они росли и все больше адаптировались к потребностям участников.

Некоторые из его ключевых выводов и опыта были обобщены:

• процент неявки на онлайн-мероприятия выше, чем на очные, поскольку общие инвестиции (например, отсутствие затрат на дорогу, проживание и время) ниже, а это снижает порог неучастия.
• в свою очередь, продолжительность пребывания и вовлеченность участников в выбранные онлайн-предложения выше/больше.
• Чат-программы и другие каналы для налаживания контактов используют около 25 % участников
• Онлайн-выставки менее посещаемы, гости, как правило, редко тратят время на посещение виртуальной выставки, поскольку посещают мероприятие только для индивидуальных презентаций. Interplan уже опробовал несколько вариантов виртуальных презентаций и пришел к выводу, что виртуальные торговые ярмарки/выставки не очень хорошо воспринимаются.
• Как можно интегрировать компании в программу вместо презентации на выставке? Например, можно выделить слоты в программе лекций, провести короткие ключевые доклады, представить компании аудитории и рассказать об их профиле. Это привело к более высокому уровню взаимодействия с профилем компании!
• Принятие мероприятия зависит от целей организаторов: Передача знаний может быть хорошо освещена с помощью онлайн-предложения, эмоции передаются через личные мероприятия!

Важные вопросы, на которые необходимо ответить:

• Транслировать ли все сессии?
• Все ли они будут транслироваться в прямом эфире или некоторые из них должны быть доступны после?
• Вести ли трансляцию в двух направлениях, т. е. желательно ли взаимодействие с гостями?
• Есть ли эксклюзивный контент только для онлайн-трансляции или для мероприятия на месте?
• Нужна ли мне виртуальная выставка или вспомогательная программа?
• Как инструктировать ведущих, чтобы они вовлекали гостей онлайн?
• Нужна ли мне отдельная концепция для онлайн-мероприятия?
• Какова моя ценовая политика, чтобы покрыть дополнительные расходы на онлайн-трансляцию?

Вот несколько советов по техническим аспектам, которые следует учитывать при организации виртуального конгресса:

• Сделайте процесс входа в систему как можно более простым
• Создайте интуитивно понятную навигацию по страницам
• Уделяйте внимание управлению контентом, планируйте его согласованно
• Обеспечьте интерактивность, например, с помощью групповых форумов.
• Обеспечьте доступ к платформе за несколько дней до начала конгресса, чтобы участники могли ознакомиться с ней.

Наш следующий докладчик, Наташа Кнайссль из ивент-агентства Jazzunique (Открывается в новой вкладке), поделилась своим мнением и опытом проведения гибридных мероприятий по сравнению с живыми.

Согласно недавнему исследованию, проведенному в США, гибридные мероприятия - это новая норма, и около 80 % организаций планируют гибридные мероприятия в будущем. В чем же заключается эта тенденция? Это новая мода или необходимость? Давайте посмотрим на это поближе.

Как объясняет Наташа, разработка концепции мероприятия - это целое ремесло, требующее точного и тщательного планирования. Первый шаг, который должны сделать ивент-менеджеры, - это стратегический выбор формата. Вопрос должен стоять не "как мне спланировать гибридное мероприятие", а скорее "какой формат соответствует нашим параметрам".

Что касается параметров, то их всегда три, независимо от формата мероприятия:

• информация
• эмоция
• Вовлеченность .

Поэтому формат вашего мероприятия должен быть проанализирован в соответствии с этими параметрами.

Например, информационные форматы с чистой передачей знаний (например, лекции специалистов) содержат мало эмоций и почти не требуют вовлеченности участников. Мозговой штурм , напротив, требует активного участия участников и направлен на поиск решений. Концерты или командообразующие мероприятия определенно требуют эмоций.

При выборе между гибридными и цифровыми формами вовлеченность является наиболее важным критерием оценки.

Наташа также подчеркивает, что в гибридных форматах люди занимают такое же центральное место, как и на живых мероприятиях. Для того чтобы участники чувствовали свою значимость, некоторые характеристики живого общения должны быть перенесены в цифровой формат. Например, пространственные элементы, доступные цифровым участникам, иммерсивные постановки с видеороликами в рамках серии вебинаров или видеообучения при вступлении в должность, а также взгляд за кулисы цифровых мероприятий могут иметь долгосрочный эффект.

И последнее, но не менее важное - "Давайте осмелимся планировать несовершенное".

Неожиданные пункты программы, такие как короткое личное видеоприветствие, даже если это всего лишь краткий момент, позволяют спонтанно и индивидуально раскрыться и сблизиться.

Анне Моцки, руководитель отдела продаж конвенций компании Wiesbaden Congress & Marketing, также обращается к параметрам мероприятия, упомянутым Наташей Кнайсль, и рассказывает о своем опыте работы с организаторами RMCC 2021.

Замечено, что такие мероприятия, как торговые ярмарки и развлекательные форматы, требующие эмоций и взаимодействия, сложно реализовать в цифровом формате. Хорошим примером этого является ежегодная конференция DGKFO e.V. (Открывается в новой вкладке) с 1000 участников на месте и еще 1500 онлайн. Международные докладчики также смогли принять участие в конференции в цифровом формате, что позволило им сэкономить время и средства на физическое присутствие. А вот промышленную выставку лучше было провести вживую, так как представители отрасли придают большое значение возможности потрогать продукцию, а это вряд ли можно воспроизвести виртуально.

Джо Виппель, старший менеджер проектов и менеджер по работе с ключевыми клиентами компании schoko pro GmbH (Открывается в новой вкладке), также затронул тему виртуального выставочного стенда. Его опыт и опыт его клиентов был положительным.

Выставочные стенды были оцифрованы и воссозданы в 3D, участники могли ходить по стенду в цифровом виде на платформе, скачивать видео и PDF-файлы и даже связываться с оператором стенда. Наконец, для заказчика была создана оценка продолжительности пребывания и взаимодействия участников.