يمكن أيضاً أن يكون مالك المبنى ممثلاً قانونياً؛ وعادةً ما ينطوي ذلك على كيان قانوني كمالك للمبنى، مثل جمعية أو شركة ذات مسؤولية محدودة. يتم تحديد من هو المخول بتولي التمثيل القانوني من خلال السجل التجاري أو الجمعية أو اتفاقية الشراكة. قد يعني هذا، على سبيل المثال، أنه لا يجوز لعدة أشخاص التصرف إلا بالتضامن.

يجوز تمثيل العميل. يتمتع الممثل بنفس الحقوق والالتزامات تجاه مفتشية البناء مثل العميل. ولكي يكون هذا التمثيل فعالاً، يجب أن يكون التفويض المقابل مصاغاً بوضوح ويجب تحديد الأنشطة التي سيتم تنفيذها بشكل صريح.

إذا لم يكن للعميل مكان إقامة أو محل إقامة معتاد أو إدارة في ألمانيا، فيجب عليه تعيين مستلم معتمد في ألمانيا (المادة 15 من قانون الإجراءات الإدارية في هيسن)، حيث لا يمكن تسليم المستندات في الخارج أو لا يمكن تسليمها إلا بصعوبة (عن طريق المشاركة القنصلية).

يتمتع الخريجون الحاصلون على درجة البكالوريوس المعترف بها من الدولة (ستة أو ثمانية فصول دراسية) في مجالات الهندسة الإنشائية والتصميم الداخلي وكذلك الهندسة المدنية، والحرفيون الرئيسيون في تجارة البناء الرئيسية وفنيو البناء بتصريح تقديم طلبات البناء المحدود - المعروف أيضًا باسم الصغير - في ولاية هيسن. ويُصرح لهم بتقديم طلبات البناء لـ

• المباني السكنية التي لا تزيد مساحتها عن شقتين وبحد أقصى 200 متر مربع من المساحة المعيشية,
• المباني التجارية المكونة من طابق واحد بمساحة إجمالية إجمالية أقصاها 200 متر مربع وارتفاع الجدار ثلاثة أمتار,
• المباني الزراعية الأصغر حجماً في فئات المباني من واحد إلى ثلاثة بحد أقصى 200 متر مربع من المساحة الإجمالية للطابق الأرضي,
• المرائب حتى 200 متر مربع من المساحة الأرضية.

الأشخاص المصرح لهم باستخدام اللقب المهني "مهندس معماري داخلي" أو "مصمم داخلي" بموجب قانون المهندسين المعماريين ومخططي المدن في هيسيان مصرح لهم بتقديم مقترحات البناء للتعديلات الهيكلية للمباني المرتبطة بهذه المهمة المهنية بالإضافة إلى تصريح تقديم المباني الصغيرة. يجب توضيح الأسئلة المتعلقة بتفسير هذا التعريف للمهام المهنية أو وجود هذا التفويض الخاص بتصميم المباني قبل تنفيذ إجراء محدد لتصريح البناء.

الأشخاص المصرح لهم باستخدام اللقب المهني "مهندس معماري" أو الذين تم تسجيلهم في قائمة المهندسين المصرح لهم بتقديم مقترحات البناء مصرح لهم عموماً بتقديم مقترحات البناء لجميع مشاريع البناء.

يقوم المفتشون المعتمدون بإعداد عمليات التحقق من الهندسة الإنشائية ويجب أن يراقبوا ويصادقوا على التنفيذ السليم للبناء:

• الاستقرار، بما في ذلك مدة مقاومة الحريق للمكونات الحاملة للحمل,
• الحماية الوقائية من الحرائق
• عزل الصوت,
• العزل الحراري.

ينظم قانون هيسن الخاص بالمفتشين المعتمدين مؤهلات وواجبات المفتشين المعتمدين.

غالبًا ما يتم توفير بعض خدمات التخطيط المتخصصة، مثل الإحصاءات، أو المرافق الخارجية أو التجهيزات الفنية للمباني، بواسطة مخططين متخصصين. يجب توقيع المسودات المتخصصة المقابلة من قبل المخططين المتخصصين المسؤولين. يظل مؤلف التصميم مسؤولاً عن التفاعل السليم لجميع التصاميم المتخصصة.

يوقع مالك المبنى بشكل عام على جميع نماذج الطلبات، مثل طلب البناء، وطلبات الانحرافات والاستثناءات والإعفاءات وكذلك الإخطارات وفقًا للقسمين 63 و 64 HBO. لسوء الحظ، لا يمكن حتى الآن المصادقة الإلكترونية لمقدمي الطلبات أو مقدمي الصياغة. يجري حاليًا إعداد إجراء إلكتروني مماثل ومن المتوقع أن يتم تقديمه بحلول نهاية عام 2022. ومن المفترض أن يكون من الممكن بعد ذلك أيضًا معالجة إجراءات تصاريح البناء رقميًا بالكامل وفقًا لمتطلبات قانون الوصول عبر الإنترنت.

يجب أن يوقع صاحب التصميم على طلب البناء والإخطار عملاً بالقسم 56 HBO، وإذا لزم الأمر، يوقع أيضًا على الإخطار عملاً بالقسم 55 HBO. وبالإضافة إلى ذلك، فإنه يوقع على جميع وثائق البناء، بما في ذلك التخطيط المتخصص، ما لم يتم تأكيد المطابقة الفعلية لتخطيط التصميم مع التخطيط المتخصص في إعلان منفصل بالمطابقة.

يجب توقيع التصاميم المتخصصة من قبل المخططين المتخصصين المسؤولين عنها.

يوقع الخبراء على المستندات التي قاموا بإعدادها أو فحصها.