إذا لم تكن المصلحة المشروعة أو الإذن بتفتيش الملفات غير واضحين بسهولة، فيجب إثبات كليهما على أساس كل حالة على حدة. يُسمح للأشخاص التاليين بتفتيش الملفات في الإجراءات الجارية:

• مقدم الطلب في الإجراءات (مثل المالك، مالك المبنى، الطرف الثالث المفوض)
• المدعى عليه، إن وجد
• المدعى عليه في الإجراء الإداري/عقد القانون العام
• الجيران المباشرون، إذا كانت السلطة قد أشركتهم في الإجراء المحدد و/أو يمكن أن تتأثر حقوق الجوار، وكذلك الأطراف الثالثة المخولة لهم
• الأشخاص الآخرون المستحقون العينيون ذوو المركز المماثل للملكية (حقوق البناء الوراثية، ومالكو الشقق، والمستفيدون المحتملون (إشعار الأولوية لصالحهم تم تسجيله بالفعل في سجل الأراضي والمنافع والأعباء التي تم نقلها بالفعل)

يكفي تقديم طلب غير رسمي إلى الموظف المسؤول للوصول إلى الملفات في الإجراءات الجارية.
لا يلزم تقديم المزيد من المستندات، حيث أن مقدم الطلب والأطراف الأخرى المعنية معروفون بشكل عام لدى مفتشية البناء. إذا لم يكن الأمر كذلك، فسيتم طلب الأدلة المناسبة.