Datenschutzinformation Webex

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze der Mitgliedsstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen sind die das System nutzenden Fachämter der Landeshauptstadt Wiesbaden. Deren Kontaktdaten können auf wiesbaden.de eingesehen werden. Als zentraler Ansprechpartner steht zur Verfügung: 

Landeshauptstadt Wiesbaden – Der Magistrat 
Organisationseinheit: 150210

Anschrift: Hasengartenstraße 21
Telefon: 0611 / 31-4163
E-Mail: webexwiesbadende

Der Datenschutzbeauftragte der Landeshauptstadt Wiesbaden

Wilhelmstraße 32
65183 Wiesbaden
Telefon: 0611/31-3091
E-Mail: datenschutzwiesbadende

Wir stellen Ihnen Webex zur Verfügung um mit Mitarbeitenden der LH Wiesbaden Telefon- und Videokonferenzen durchzuführen. Nur dafür werden nachfolgende Daten von Ihnen erhoben. Die Datenverarbeitung erfolgt in einem Mitgliedstaat der Europäischen Union.

Die Nutzung von Webex erfolgt über ein Benutzerkonto auf Ihrem Endgerät oder über einen Web-Browser. Bei der Teilnahme an einer Videokonferenz können die folgenden Datenarten verarbeitet werden:

• Konfigurations- und Kommunikationsdaten (Gerätename, Geodaten, IP-Adresse, „User Agent Identifier“, Operating System Type und Version, Client Version, Endpoint-MAC-Adressen, Zeitzone, Domainname, Aktivitätsprotokolle, Hardwaretyp, Benutzername, Organisations-ID, „Universal Unique Identifier“) 
• Konferenzinformationen (Titel, Datum, Uhrzeit, Dauer, Anzahl Meetings, Anzahl Teilnehmer, Gastgebername, Bildschirmauflösung, Einwahlmethode, Diagnoseinformationen)
• Unterstützungsleistungen/Support (Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Authentifizierungsinformationen, Systeminformationen, Error-Logfiles) 
• Inhaltsdaten der Kommunikation (Video, Audio, Präsentationsmaterial) *) 
• Aufnahmen zum Zwecke der Wiedergabe, Bearbeitung und Transkription 
• Zugriffs- und Administrationsrechte für Online-Self-Service-Produkte

*) Inhaltsdaten (Audio- und Videodaten) werden nicht aufgezeichnet oder dauerhaft gespeichert. Es sei denn der Verantwortliche / Moderator veranlasst dies explizit für ein Meeting.

Die Übertragung (Data in Transit) von Inhaltsdaten erfolgt verschlüsselt. Der Schlüssel ist nur während des Meetings gültig.

Im Rahmen der Bereitstellung der Cisco Collaboration Lösungen, werden vom Auftragsverarbeiter personenbezogene Daten im Rahmen von

• Beauftragung und Bereitstellung von Cisco Collaboration Lösungen
• Hosting von Cisco Collaboration Lösungen (z. B. Kommunikationsverbindungen, Speichern von Audio-/Videoaufzeichnungen, Chats oder geteilten Dokumenten zum späteren Abruf)
• Verwaltung von Konferenzen und Teilnehmerdaten (z. B. Speichern von Teilnehmerdaten, Agenda, Kommentaren; Verwalten von Einladungen) 
• Bereitstellung von Operatorleistungen
• Fehlerbehebung und Support
• Bereitstellung von Reportings verarbeitet.

Soweit Sie an der Konferenz als Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Landeshauptstadt Wiesbaden teilnehmen, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. b und c DS-GVO. 

Wir verarbeiten Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 UAbs. 1 lit. e DS-GVO i.V.m. § 3 des Hessischen Datenschutz- und Informationsfreiheitsgesetzes i.V.m. dem jeweiligen Fachrecht, soweit die Videokonferenz und die damit einhergehenden Datenverarbeitungen zur Erfüllung gesetzlicher Aufgaben der Landeshauptstadt Wiesbaden erfolgen und dafür erforderlich sind.

Sofern die Videokonferenz zur Erfüllung eines Vertrages mit Ihnen oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist, stützen wir die Datenverarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. b DS-GVO.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. c, soweit die Datenverarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist, der die Landeshauptstadt Wiesbaden unterliegt. 

Soweit keine die Datenverarbeitung gestattende Rechtsgrundlage besteht, verarbeiten wir Daten nur mit Ihrer Einwilligung aufgrund des Art. 6 Abs. 1 UAbs.1 lit. a DS-GVO.

Soweit nachfolgend keine ausdrückliche Speicherdauer angegeben ist, werden Ihre personenbezogenen Daten gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Eine Speicherung kann jedoch darüber hinaus im Falle einer (drohenden) Rechtsstreitigkeit mit Ihnen oder eines sonstigen rechtlichen Verfahrens erfolgen oder wenn die Speicherung durch gesetzliche Vorschriften, denen wir als Verantwortlicher unterliegen vorgesehen ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine weitere Speicherung durch uns erforderlich ist und dafür eine Rechtsgrundlage besteht.

Empfänger der Daten in einer (Video-/Audio)-Konferenz sind bzgl. des Vor- und Nachnamens sowie anderer Inhaltsdaten (Audio- Video- sowie Chatdaten) die anderen Teilnehmenden der Konferenz. Weitere Daten lt. III.1. können von der Deutsche Telekom Business Solutions GmbH sowie deren Unterauftragsverarbeiter empfangen werden.

Die Orte der Leistung in Bezug auf

• Hosting und Dienstebereitstellung
• Kundenverwaltung für Webex Webconferencing Services
• 3rd Lvl. Support
• Fehlerbehebung (Support) für Webex-Cluster
• Abrechnung / Statistik

sind Deutschland (Frankfurt) sowie Niederlande (Amsterdam).

Dafür kann auf Daten durch

Cisco International Limited 9-New Square

Bedfont Lakes

Feltham Middlesex

TW14 8HA

United Kingdom

zugegriffen werden. Im Falle der Übermittlung nach UK existiert ein EU-Angemessenheitsbeschluss: http://data.europa.eu/eli/dec_impl/2021/1772/oj

Werden personenbezogene Daten von Ihnen verarbeitet, sind Sie Betroffener i. S. d. DS-GVO und es stehen Ihnen folgende Rechte gegenüber dem Verantwortlichen zu:

Sie können Auskunft gem. Art. 15 DS-GVO über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. In Ihrem Auskunftsantrag sollten Sie Ihr Anliegen präzisieren, um uns das Zusammenstellen der erforderlichen Daten zu erleichtern. Bitte beachten Sie, dass Ihr Auskunftsrecht durch die Vorschriften der §§ 24 Abs. 2, 25 Abs. 2, 26 Abs. 2 und 33 HDSIG eingeschränkt wird.

Sollten die Sie betreffenden Angaben nicht (mehr) zutreffend sein, können Sie nach Art. 16 DS-GVO eine Berichtigung verlangen. Sollten Ihre Daten unvollständig sein, können Sie eine Vervollständigung verlangen.

Sie können unter den Bedingungen des Art. 17 DS-GVO und des § 34 HDSIG die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen. Ihr Anspruch auf Löschung hängt u. a. davon ab, ob die Sie betreffenden Daten von uns zur Erfüllung unserer gesetzlichen Aufgaben noch benötigt werden.

Sie haben im Rahmen der Vorgaben des Art. 18 DS-GVO das Recht, eine Einschränkung der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu verlangen.

Sie haben nach Art. 21 DS-GVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit der Verarbeitung der Sie betreffenden Daten zu widersprechen. Allerdings können wir dem nicht immer nachkommen, zum Beispiel wenn uns im Sinne von § 35 HDSIG im Rahmen unserer amtlichen Aufgabenerfüllung eine Rechtsvorschrift zur Verarbeitung verpflichtet.

Sie haben das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. 

Wenn Sie der Auffassung sind, dass wir bei der Verarbeitung Ihrer Daten datenschutzrechtliche Vorschriften nicht beachtet haben, können Sie sich mit einer Beschwerde an die Datenschutzaufsichtsbehörde nach Art. 77 DS-GVO wenden.

Die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde ist:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Gustav-Stresemann-Ring 1
65189 Wiesbaden