W procedurę zatwierdzania planów zaangażowanych jest kilka ważnych podmiotów:

1. Sponsor projektu: firma lub organizacja planująca projekt budowlany, np. operator sieci energetycznej.
2. Organ konsultacyjny: Organ ten organizuje udział społeczeństwa, zbiera uwagi i dokonuje ich przeglądu.
3. Organ zatwierdzający plan: zarządza procedurą i decyduje o zatwierdzeniu projektu na podstawie uwag.

To, który organ jest odpowiedzialny za konsultacje i/lub zatwierdzanie planów, zależy od danego projektu i obowiązujących przepisów specjalistycznych. Na przykład Federalna Agencja Sieci jest odpowiedzialna za konsultacje i zatwierdzanie planów rozbudowy linii elektrycznej. W przypadku rozbudowy federalnej linii kolejowej zadania te są wykonywane przez Federalny Urząd Kolejowy.

Procedura zatwierdzania planu składa się z dwóch głównych etapów: procedury konsultacji i przyjęcia planu.

Podczas procedury konsultacji planowany projekt jest upubliczniany. Z reguły obywatele mogą zapoznać się z odpowiednimi planami w danych gminach przez okres jednego miesiąca. W tym czasie mają oni możliwość zapoznania się z projektem i sprawdzenia, czy projekt ma wpływ na ich prawa. Jeśli istnieją jakiekolwiek obawy lub zastrzeżenia, można je przedłożyć odpowiedniemu organowi konsultacyjnemu przed końcem tego okresu.

Ponadto różne organizacje interesu publicznego, takie jak zainteresowane gminy, wyspecjalizowane organy lub stowarzyszenia środowiskowe, również otrzymują dostęp do planów i mają możliwość zgłaszania uwag. Otrzymane sprzeciwy są zbierane i przekazywane deweloperowi projektu do przeglądu i skomentowania. Następnie odbywa się przesłuchanie, podczas którego omawiane są różne obawy i kwestie. Procedura konsultacji kończy się wraz z zakończeniem tego spotkania.

W kolejnym kroku organ przesłuchujący wydaje oświadczenie, które jest przekazywane do organu zatwierdzającego plan. Organ ten decyduje następnie, czy projekt zostanie zatwierdzony, zatwierdzony z zastrzeżeniem warunków lub odrzucony.

Po podjęciu decyzji, decyzja o zatwierdzeniu planu jest publikowana, zwykle za pośrednictwem strony internetowej organu zatwierdzającego plan, tak aby wszyscy obywatele zostali poinformowani o wyniku.

Obywatele, których dotyczy planowany projekt, mogą uczestniczyć w procesie konsultacji w ramach procedury zatwierdzania planu. Mają oni możliwość zgłaszania zastrzeżeń do dokumentów planistycznych. Osoby dotknięte to osoby, których życie lub majątek są bezpośrednio lub pośrednio dotknięte.

Dokumenty planistyczne są zazwyczaj dostępne do wglądu przez okres jednego miesiąca, zarówno w formie cyfrowej, jak i papierowej we właściwym organie ds. przesłuchań lub w zainteresowanych gminach. W tym okresie obywatele mogą sprawdzić, czy projekt ma wpływ na ich prawa. Obwieszczenie jest publikowane w dzienniku urzędowym, gazetach lub w Internecie. Sprzeciwy muszą być składane do organu przesłuchującego na piśmie lub do nagrania i nie są już możliwe po upływie terminu.

Stolica kraju związkowego Wiesbaden zapewnia regularne informacje na temat trwających procedur zatwierdzania planów na swojej stronie internetowej.

Odpowiedzialność zależy od rodzaju procedury:

Biuro planowania przestrzennego - procedury zatwierdzania planów dla regionalnych i ponadregionalnych tras linii wysokiego i bardzo wysokiego napięcia

Biuro Inżynierii Lądowej i Geodezji - wszystkie inne procedury zatwierdzania planów, np. procedury zatwierdzania planów dla dróg federalnych i autostrad federalnych zgodnie z ustawą o drogach federalnych (FStrG), dróg krajowych i powiatowych zgodnie z ustawą o drogach heskich (HStrG). Obiekty transportu kolejowego zgodnie z ogólną ustawą o kolejach (AEG) i heską ustawą o kolejach (HEisenbG) wraz z przepisami dotyczącymi budowy i eksploatacji kolei (EBO), obiekty eksploatacyjne dla tramwajów zgodnie z ustawą o transporcie pasażerskim (PBefG) wraz z przepisami dotyczącymi budowy i eksploatacji tramwajów (BOStrab).