Sekretariatskraft (w/m/d)

Ihre Aufgaben

• Organisieren des Sekretariatsbereichs als zentrale Anlauf- und Koordinationsstelle des Amtes und aller Abteilungen
• Organisieren, Koordinieren und Begleiten von Beratungen/Besprechungen und externen Veranstaltungen, Vor- und Nachbereiten von Sitzungen sowie deren Protokollführung
• Organisieren der Dienstreisen der Amtsleitung
• Bearbeiten eines Controlling Managements für Sitzungsvorlagen, Beschlüsse und Terminvorbereitungsfristen
• Abwickeln des Besuchsverkehrs, Führen von Korrespondenz, Telefondienst und bearbeiten des Postein- und ausgangs des Amtes
• Digitalisieren der Postein- und ausgänge
• Unterstützen aller Abteilungen bei allgemeinen organisatorischen und verwaltungsfachlichen Aufgaben
• Mitwirkung und Koordination von Projekten für das Amt
• Bearbeiten von eingehenden Garten-Onlinebewerbungen
• Erste/r telefonische/r Ansprechpartner/in bei Verkaufsausschreibungen von Grundstücken
• Erste/r Ansprechpartner/in bei Ausschreibungen von Wohnungsvermietungen
• Vorbereiten der halbjährlichen Sitzungsvorlage über getätigte Grundstücksgeschäfte
• Kreative Gestaltung und Erstellen von Layouts für Exposés
• Pflege und Weiterentwicklung der Webseite des Amtes
• Vertretung der 1. Assistenz

Ihr Profil

• Abgeschlossene mind. dreijährige Ausbildung die für die Wahrnehmung der o. g Aufgaben qualifiziert, vorzugsweise im Sekretariatsbereich, wie z. B. Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management, Fachangestellte/r für Bürokommunikation oder Bürokauffrau/-mann
• Mehrjährige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Aufgabengebiet ist von Vorteil
• Hohe Kundenorientierung und Affinität zu telefonischen Kontakten
• Selbständige und sorgfältige Arbeitsweise
• Planungs- und Organisationsfähigkeit
• Sicheres, kompetentes und verbindliches Auftreten
• Führerschein zum Führen eines PKWs

Unser Angebot

• Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
• Bezahlung bis Entgeltgruppe E8 des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst (TVöD), abhängig von den persönlichen Voraussetzungen, einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
• Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung
• Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
• Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche sowie fachliche Weiterbildung
• Nutzung der Vorteilsplattformen „corporate benefits“ und „benefits.me“ mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
• Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet