Sprungmarken

Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für die Abteilungsleitungen

  • Vollzeit
  • Publiziert: 24.01.2025
  • Publizierung bis: 16.02.2025
Das Hochbauamt der Landeshauptstadt Wiesbaden sucht eine

Sekretariats- und Assistenzkraft (w/m/d) für die Abteilungsleitungen

der Abteilungen Zentrale Dienste und Gebäudemanagement.
 
Das Hochbauamt führt Neubauprojekte und Bauunterhaltungsmaßnahmen an verschiedenen städtischen Liegenschaften wie z. B. Schulen, Kindertagesstätten, Bürgerhäusern, Sportanlagen, Verwaltungsgebäuden sowie Kultur- und Freizeiteinrichtungen durch. Etwa 145 Mitarbeitende des Hochbauamtes übernehmen in verschiedenen Funktionen fachspezifische Aufgaben des Bauwesens und somit eine zentrale Rolle in der unmittelbaren Gestaltung und Bauunterhaltung der Stadt Wiesbaden.
 
Die Abteilungen Zentrale Dienste und Gebäudemanagement befassen sich mit Querschnittsthemen wie Personal, Finanzen, Energiemanagement, Digitalisierung, der Administration von Anmietungen, Reinigungsleistungen und Sonderbaukontrollen sowie der Standortbetreuung.
 
Ihr Engagement ist bei uns gefragt. Bewerben Sie sich jetzt, werden Sie Teil des Teams im Hochbauamt und gestalten Sie aktiv mit!

Ihre Aufgaben

  • Organisieren des Vorzimmers der Abteilungsleitungen, inkl. Verwalten des Terminkalenders sowie Organisieren von Terminen, und deren Vor- und Nachbereitung
  • Begleiten und Unterstützen von Besprechungen, z. B. Bedienen der Videokonferenzsysteme sowie Führen der Gesprächsprotokolle
  • Betreuen der Organisationspostfächer
  • Arbeiten mit Projektmanagement-Tools und verschiedenen dienstlichen Applikationen
  • Organisieren, Koordinieren und Abwickeln von Veranstaltungen wie z. B. Inhouse-Schulungen, Grundsteinlegungen, Spatenstichen und Richtfesten
  • Ausarbeiten und redaktionelles Überarbeiten von Präsentationen nach Vorgabe
  • Wahrnehmen der Funktion einer Ansprechperson für die Mitarbeitenden der Abteilungen bei Rückfragen beispielsweise zu Dienstreisen, Fortbildungsanmeldungen, Anträgen etc.
  • Mitwirken bei der Öffentlichkeitsarbeit, z. B. bei Internetauftritten des Hochbauamtes,
  • Bearbeiten der dienstlichen Mobilfunkangelegenheiten, wie An- und Abmeldung, Überprüfen und Zustellen der Abrechnungen

Unser Angebot

  • Abgeschlossene Ausbildung im Sekretariatsbereich, vorzugsweise Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. -management sowie Fachangestellte/-r für Bürokommunikation, Bürokauffrau/-mann
    oder
    abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/-r
  • Berufserfahrung in Sekretariats- oder Assistenztätigkeiten ist von Vorteil
  • Sicherer Umgang mit der MS-Office Standardsoftware (Word, Excel, Outlook) sowie Fähigkeit, sich schnell in weitere fachspezifische IT-Verfahren (z. B. SAP) einarbeiten zu können
  • Strukturierte Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Verantwortungsbewusstsein und Teamorientierung
  • Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Unser Angebot

  • Eine unbefristete und abwechslungsreiche Tätigkeit, durch die Sie unmittelbar an der Gestaltung der Landeshauptstadt Wiesbaden beteiligt sind und mit der Sie einen wichtigen Beitrag zum Gemeinwohl leisten
  • Bezahlung nach Entgeltgruppe 8 des Tarifvertrags für den öffentlichen Dienst (TVöD) einschließlich aller im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen, wie z. B. Jahressonderzahlung (sog. Weihnachtsgeld) sowie zusätzliche betriebliche Altersversorgung
  • Gute Möglichkeiten der Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Privatleben durch eine flexible Arbeitszeitgestaltung im Rahmen unserer Servicezeiten mit Gleitzeit und digitaler Zeiterfassung sowie die Möglichkeit, im Homeoffice zu arbeiten
  • Umfassende freiwillige soziale Leistungen zur Gesundheitserhaltung und -förderung (z. B. Vergünstigungen für Fitnessstudios), die bereits mehrfach mit dem Corporate Health Award ausgezeichnet wurden, sowie ergonomische Arbeitsplätze (z. B. höhenverstellbarer Schreibtisch)
  • Ein umfangreiches Fortbildungsprogramm für die persönliche und fachliche Weiterbildung sowie eine systematische Einarbeitung durch erfahrene Kolleginnen und Kollegen
  • Freie Fahrt mit unserem Job-Ticket Premium mit dem öffentlichen Personennahverkehr im gesamten RMV-Gebiet
  • Nutzung der Vorteilsplattformen „corporate benefits“ und „benefits.me“ mit attraktiven Deals und Rabatten namhafter Marken und Unternehmen
Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Kontakt

Für weitere Informationen stehen Ihnen Frau Molzahn (0611) 31 – 6421 und Herr Kruszynski (0611) 31 – 6404 gerne zur Verfügung.
 
Sie fühlen sich angesprochen?
Bewerben Sie sich jetzt und schicken Sie uns Ihre Bewerbungsunterlagen schnell und unkompliziert bis zum 16.02.2025 über unser Online-Bewerbungsmanagementsystem über den Button "Jetzt bewerben".
 

Anzeigen